Формирование и оформление дел

Дело — совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел — систематизированный перечень на­именований дел, заводимых в организации, с указанием сро­ков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование дела — группирование исполненных доку­ментов вдело в соответствии с номенклатурой дел и системати­зация документов внутри дела.

Правильное формирование дел способствует: оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться сле­дующего порядка:

¨ в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

¨ документы, подшитые вдело, являются подлинниками или за­веренными копиями;

¨ документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

¨ документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

¨ вдело включается, как правило, один экземпляр документа;

¨ каждый документ, помещенный вдело, должен быть правиль­но оформлен (на документе должна быть подпись или за верительная надпись на копии, дата, номер, отметка об исполнении т.д.);

¨ в дело формируются, как правило, документы одного кален­дарного (за исключением личных дел) или учебного года;

¨ в дело не должны подшиваться проекты, варианты докумен­тов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

¨ годовые планы, отчеты, сметы и т.п. должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему со­держанию, независимо от времени их составления и даты по­ступления;

¨ документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что испол­ненные документы будут подшиты в папке сверху. При сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хро­нологической последовательности (вначале документы за ян­варь, потом за февраль и т.д.);

¨ устав организации и другие учредительные документы форми­руются в самостоятельное дело;

¨ протоколы общих собраний акционеров и протоколы заседа­ний совета директоров формируются отдельно в самостоятель­ные дела. Документы к заседаниям, приложения и другие до­полнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся. Если они содержат более 250 листов, то группируются в отдельное дело;

¨ приказы по личному составу формируются отдельно от прика­зов по основной деятельности;

¨ при формировании в дела приказов по личному составу от­дельно формируют приказы по различным вопросам в соответ­ствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, пе­ремещении и увольнении работников формируются в одно де­ло (срок хранения 75 лет), а остальные приказы (срок хранения 5 лет) — так, как удобно кадровику;

¨ документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий работ­ников;

¨ вдела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя заводить отдельно дела на за­просы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому призна­ку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе реше­ния вопросов, далее ответы. Внутри дела документы распола­гаются в хронологической последовательности;

¨ предложения, заявления, письма и жалобы граждан формиру­ются в самостоятельные дела: отдельно по вопросам улучше­ния работы организации и отдельно поличным вопросам;

¨ если в организации составляются или в организацию поступа­ют единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела;

¨ при подшивке документов вдела скрепки необходимо снять, а листы документов скрепить стиплером; о подшивать в дело не более 250 листов (при этом толщина дела составляет 30-40 мм).

 

 

ЗАО «ОРИОН»
Отдел маркетинга
ДЕЛО № 2 - 6
Документы (контракты, акты, переписка)
о поставке оборудования за 2007 г.
(заголовок дела)
	2007 г.
	(год)
	На листах
	Хранить 5 лет ЭК

­На обложке дела указываются:

¨ наименование организации;

¨ структурное подразделение;

¨ номер папки по номенклатуре дел;

¨ заголовок дела;

¨ год заведения;

¨ срок хранения.

При подшивке документов в дело необходимо проверять правильность их оформления. Неправильно оформленные до­кументы возвращаются исполнителю на доработку.