Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на хранение. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства. Обычные документы хранятся в шкафах, на стеллажах; конфиденциальные документы хранятся в сейфах.
Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:
¨ работникам организации по указанию руководителя структурного подразделения;
¨ сторонним организациям по указанию руководителя организации.
Выдача дел работникам подразделений для производственных целей осуществляется под расписку. На дело, выданное работнику своей организации, заводят карту-заместитель, в которой указывают:
¨ номер дела;
¨ дату выдачи; кому выдано (ФИО);
¨ структурное подразделение;
¨ подпись исполнителя;
¨ срок возврата;
¨ отметку о возврате;
¨ примечание.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документа. В карте-заместителе указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема* передач и дела.
Срок оперативного хранения дел составляет от 1 до 3 лет. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
¨ документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел;
¨ произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
¨ подшить в конце дела за верительный лист, где указать число листов в деле;
¨ на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
¨ переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
¨ дополнительно указать на обложке дела число листов согласно за верительному листу, срок хранения, уточнить заголовок и крайние даты дела.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью число включенных в нее дел.
На документы, направляемые на уничтожение, составляется акт.