ВЕДЕНИЕ

В настоящее время функционируют организа­ции разных форм собственности — государственные, совмест­ные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйственным произ­водством, торговлей, образованием, посредническими услуга­ми и т.д. Возникающие в процессе их деятельности проблемы и вопросы могут решаться в ходе телефонных переговоров, на деловых встречах, совещаниях, т.е. путем личных контактов и в результате делового общения. Кроме того, они могут решаться письменным путем, т.е. посредством документов.

При этом возникает множество документов, так как без до­кументов не обходится ни одна организация, ни одно ее под­разделение. Документы формируют юрист, бухгалтер, эконо­мист, инженер, менеджер и другие специалисты и отражают специфику их работы. Поэтому обычно их называют специаль­ными документами (финансовые, первичные учетные, расчет- но-денежные, отчетно-статистические и т.п.).

Еще одна большая группа документов возникает независи­мо от специфики деятельности организации. С их помощью оформляется распорядительная и исполнительная деятель­ность аппарата предприятия, т.е. решаются вопросы управ­ления предприятием. Это организационно-распорядительные документы.

Итак, управление организацией неизбежно требует соз­дания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативно­го управления, кадрового обеспечения деятельности организа­ции и т.п.

Именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партне­рами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации.

Многие виды управленческих документов организация обя­зана предъявлять при проверках государственной налоговой службой, при комплексных документальных ревизиях, прово­димых аудиторами.

Документы организации, отражающие производственно- хозяйственную деятельность, представляют определенную ис­торическую ценность; они относятся к памятникам культурно­го наследия нашего времени, являются частью Архивного фон­да России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы поличному составу, отражающие трудовую деятельность работника.

Более половины рабочего времени управленческий персо­нал затрачивает на занятия с документами, причем в делопро­изводстве сложно механизировать труд и здесь преобладают ручные операции. Во многих странах предпринимаются по­пытки переложить делопроизводство на «плечи» машин, одна­ко они, как правило, ограничиваются технологией прохожде­ния и контроля документов, что, разумеется, очень важно, но вникнуть в суть документа, использовать его в своей работе по­могают только интеллект и высокий уровень профессиональ­ной подготовки.

Руководитель организации несет персональную ответст­венность за документальный фонд организации и должен быть знаком с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архивах. Так, правительство Москвы в июне 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основ­ных направлений совершенствования архивного дела», а в ок­тябре 1993 г. Мэром Москвы было издано распоряжение «Об ут­верждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив", за нарушение действующего законодательст­ва по архивному делу».

Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен за утрату (гибель или незаконное уничтожение) документов постоянно­го и долговременного хранения (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минималь­ных окладов — за несвоевременную передачу документов в го­сударственный архив; до 28 минимальных окладов — за несо­блюдение сроков упорядочения документов и т.д.

Таким образом, знание вопросов документационного обес­печения управления поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внут­ренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внима­ние на решении задач производственно-хозяйственной дея­тельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития организации.

Система документирования предполагает следование тре­бованиям и нормам создания документа, закрепленным зако­нодательными актами, Государственной системой документа­ционного обеспечения управления (ГС ДОУ), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроиз­водстве.

Организация документационного обеспечения управления в каждой отрасли имеет некоторые особенности, связанные с конкретными процедурами реализации требований и норм, определенных законодательными актами.

В туризме вся документация может быть разделена на три группы:

о документация, связанная с управлением предприятием тури­стской индустрии;

о документация, связанная с технологическими процессами деятельности предприятия;

О документация, связанная с туристами, гостями средств разме­щения и т.п.

В настоящем учебном пособии рассмотрены только основ­ные вопросы, относящиеся к первой группе документации, т.е. связанные с организацией документооборота по управлению предприятиями социально-культурного сервиса и туризма, при­ведены примеры деятельности по документационному обеспече­нию управления турфирмами и гостиницами. Вопросы туропе- рейтинга в данном пособии не рассматривались, поскольку они заслуживают отдельного глубокого и всестороннего иссле­дования в рамках дисциплины «Документационное обеспече­ние туристской деятельности».

В приложениях представлены образцы документов и дру­гой документации, используемой в социально-культурном сер­висе и туризме.