В настоящее время функционируют организации разных форм собственности — государственные, совместные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйственным производством, торговлей, образованием, посредническими услугами и т.д. Возникающие в процессе их деятельности проблемы и вопросы могут решаться в ходе телефонных переговоров, на деловых встречах, совещаниях, т.е. путем личных контактов и в результате делового общения. Кроме того, они могут решаться письменным путем, т.е. посредством документов.
При этом возникает множество документов, так как без документов не обходится ни одна организация, ни одно ее подразделение. Документы формируют юрист, бухгалтер, экономист, инженер, менеджер и другие специалисты и отражают специфику их работы. Поэтому обычно их называют специальными документами (финансовые, первичные учетные, расчет- но-денежные, отчетно-статистические и т.п.).
Еще одна большая группа документов возникает независимо от специфики деятельности организации. С их помощью оформляется распорядительная и исполнительная деятельность аппарата предприятия, т.е. решаются вопросы управления предприятием. Это организационно-распорядительные документы.
Итак, управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.
Именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации.
Многие виды управленческих документов организация обязана предъявлять при проверках государственной налоговой службой, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организации, отражающие производственно- хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность; они относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы поличному составу, отражающие трудовую деятельность работника.
Более половины рабочего времени управленческий персонал затрачивает на занятия с документами, причем в делопроизводстве сложно механизировать труд и здесь преобладают ручные операции. Во многих странах предпринимаются попытки переложить делопроизводство на «плечи» машин, однако они, как правило, ограничиваются технологией прохождения и контроля документов, что, разумеется, очень важно, но вникнуть в суть документа, использовать его в своей работе помогают только интеллект и высокий уровень профессиональной подготовки.
Руководитель организации несет персональную ответственность за документальный фонд организации и должен быть знаком с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архивах. Так, правительство Москвы в июне 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а в октябре 1993 г. Мэром Москвы было издано распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив", за нарушение действующего законодательства по архивному делу».
Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен за утрату (гибель или незаконное уничтожение) документов постоянного и долговременного хранения (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов — за несвоевременную передачу документов в государственный архив; до 28 минимальных окладов — за несоблюдение сроков упорядочения документов и т.д.
Таким образом, знание вопросов документационного обеспечения управления поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития организации.
Система документирования предполагает следование требованиям и нормам создания документа, закрепленным законодательными актами, Государственной системой документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Организация документационного обеспечения управления в каждой отрасли имеет некоторые особенности, связанные с конкретными процедурами реализации требований и норм, определенных законодательными актами.
В туризме вся документация может быть разделена на три группы:
о документация, связанная с управлением предприятием туристской индустрии;
о документация, связанная с технологическими процессами деятельности предприятия;
О документация, связанная с туристами, гостями средств размещения и т.п.
В настоящем учебном пособии рассмотрены только основные вопросы, относящиеся к первой группе документации, т.е. связанные с организацией документооборота по управлению предприятиями социально-культурного сервиса и туризма, приведены примеры деятельности по документационному обеспечению управления турфирмами и гостиницами. Вопросы туропе- рейтинга в данном пособии не рассматривались, поскольку они заслуживают отдельного глубокого и всестороннего исследования в рамках дисциплины «Документационное обеспечение туристской деятельности».
В приложениях представлены образцы документов и другой документации, используемой в социально-культурном сервисе и туризме.