292. Все поступающие в организацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (РКК) в день их поступления.
293. Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения письма, а также в других необходимых случаях.
294. На письмах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа, - в правом нижнем углу лицевой стороны документа. В нем указывается предварительный срок исполнения.
При поступлении писем, где говорится о приложении документов, денежных знаков или других материалов, которые фактически полностью или частично отсутствуют, сотрудником проставляется штамп «Получено без приложения» или делается отметка об их частичном отсутствии, или составляется акт.
295. Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401).
296. По коллективным письмам в левом верхнем углу на РКК делается отметка «Коллективное».
297. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на РКК делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
298. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-402/2, Д-401/3).