299. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением, заявлением, жалобой передается в структурное подразделение-исполнитель. На обоих экземплярах РКК проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К».
300. Контроль за своевременным разрешением писем осуществляет инспектор по работе с обращениями граждан.
301. Контроль осуществляется путем оперативного выяснения хода исполнения писем, напоминаний о подготовке ответов, истребования от исполнителей объяснений причин задержки ответов с последующим докладом руководству отдела.
302. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие законодательству и другим нормативным актам.
Об исполнении писем отделами проставляется отметка в контрольно-регистрационных карточках, одна из которых в день отправки письма возвращается в сектор писем.
303. Для контрольно-справочной и аналитической работы отделом писем ведутся контрольная (по срокам исполнения) и алфавитная карточки.
304. Решение о прекращении переписки с заявителем принимает руководитель на основании докладной записки, подготовленной исполнителем, и о принятом решении сообщается заявителю.
305. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в РКК.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка поданному вопросу (например, 01-33/А-56).
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принимавшего это решение.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной фуппе документов.
1. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные письма фаждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТ 17914-72.
2. Сроки хранения писем фаждан и документов к ним определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархи- вом 06.10.2000).
Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб фаждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений фаждан.
3. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.