2.1. Понятие и состав реквизитов
Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип носителя, правила расположения информации на рабочем поле документа и т.п.). Разнотипные документы с множеством параметров характеризуются формой и содержанием. Поэтому полноценный процесс унификации документа предполагает наличие двух составляющих — унификацию формы и содержания документа.
Унификация формы документа проводится с учетом возможности его последующей обработки техническими средствами на основе метода построения формуляра-образца. Этот метод предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов.
В соответствии с решаемыми в сфере управления задачами специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и зафиксировали местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительном документе. Это позволило разработать формуляры документов (формуляры-образ- цы), т.е. определить модель построения документа, установить основной набор реквизитов официального письменного документа, размеры полей, требования к формату документа.
Унификация структуры текста устанавливает единую композицию, типовой набор частей документа, создание «языковых блоков» для типовых ситуаций.
Процесс унификации организационно-распорядительных документов нашел отражение в ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Данный ГОСТ служит ступенью к переходу на электронные технологии и электронный документооборот, так как в сфере электронного документооборота продолжает действовать правило, согласно которому электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующего стандарта.
ГОСТ Р 6.30—2003 установил 30 реквизитов документа. Это максимальный набор реквизитов, которые могут использоваться при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов (в конкретном документе реквизитов будет меньше). На рис. 2.1, 2.2 места реквизита очерчены графически.
| 02 03 | 16 19 | ||||||
| 08 04 | 09 05 | 06 07 | 15 17 | ||||
| 23 27 | |||||||
| 16 19 | |||||||
| 08 04 | 06 07 | ||||||
| 23 27 | |||||||
Рис. 2.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного
бланка
Формуляр-образец документа содержит следующие реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);
06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет: ИНН/КПП;
07 код формы документа;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 место составления или издания документа;
15 адресат;
16 гриф утверждения документа ;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о контроле;
20 текст документа;
21 отметка о наличии приложения;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати;
26 отметка о заверении копий;
27 отметка об исполнителе;
28 отметка об исполнении документа и направлении его вдело;
29 отметка о поступлении документа в организацию;
30 идентификатор электронной копии документа.