Оформление реквизитов документов

Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления доку­ментов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организа­ционно-распорядительных документов

«Государственный герб РФ» (01) в соответствии с Федераль­ным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ вос­производится на бланках органов государственной власти.

«Герб субъекта РФ» (02) согласно нормативным актам субъ­ектов РФ (законам, уставам, конституциям и т.д.) размещается на бланках документов органов представительной и исполни­тельной власти субъектов РФ.

«Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния)» (03) проставляется на бланках документов в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 24.12.2002). Эмблему не воспроизводят на бланке, ес­ли на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъек­та РФ. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. В уставе или положении об организа­ции должно быть указано о размещении эмблемы на бланках. Изображение эмблемы организации на бланках с угловым рас­положением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Кроме того, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой рекви­зитом «Наименование организации». Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации».

«Код организации» (04) служит для ускорения передачи до­кументированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок, которые могут возникнуть при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий орга­низаций. Код организации проставляется по Общероссийско­му классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Он может быть заранее проставлен на бланке документа типо­графским способом.

«Основной государственный номер юридического лица» (05) и «Идентификационный номер налогоплательщика/код постанов­ки на учет» (06) являются идентифицирующими признаками организации-автора и позволяют установить, что организа­ция — автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

«Код формы документа» (07) проставляется на документах, составленных на общем бланке, по Общероссийскому класси­фикатору управленческих документов (ОКУД) и должен соот­ветствовать коду унифицированной формы документа, содер­жащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы документа служит для ускорения передачи доку­ментированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок и является элементом идентифика­ции документа.

«Наименование организации» (08) - реквизит, придающий документу юридическую силу, позволяющий установить орга­низационно-правовую форму и наименование организации — автора документа.

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учре­дительных документах, включая сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации и наименование на иностранном языке приводят в тех случаях, если они закрепле­ны в учредительных документах. Их помещают ниже полного наименования в скобках.

При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, помещают выше наименования ор­ганизации. Наименование филиала, территориального отделе­ния, представительства, структурного подразделения органи­зации указывают в том случае, если оно является автором доку­мента, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя органи­зациями и более, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. При этом наименование организаций располага­ют в соответствии с их рангом. При оформлении документов организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

«Справочные данные об организации» (09) — реквизит, указы­вающий средства коммуникации, которыми располагает орга­низация-автор, что дает возможность организации-отправите­лю выбрать оптимальное средство связи с ней.

Реквизит используется только при переписке и не простав­ляется на внутренних документах. Справочные данные об ор­ганизации необходимы для почтовой, телеграфной, телефон­ной, электронной связи с организацией, а также для выполне­ния расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Реквизит включает сведения по усмотре­нию организации: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОК.ПО, код по ОКУД, телефакс, телекс, счет в банке, ИНН, ад­рес электронной почты, адрес в интернете и т.д.

Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответст­вии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

¨ наименование адресата;

¨ название улицы, номер дома, номер квартиры;

¨ название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

¨ название области, края, автономного округа (области), респуб­лики;

¨ страна (для международных почтовых отправлений);

¨ почтовый индекс.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гаран­тийных письмах.

«Наименование вида документа» (10) оформляется в соот­ветствии с ОКУД. Реквизит указывается на всех служебных до­кументах, кроме писем, и печатается прописными буквами (например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА).

На общем бланке организации для данного реквизита ос­тавляют свободное место (резервируют) под наименованием организации, в бланк конкретного вида документа этот рекви­зит впечатывается типографским способом.

«Дата документа» и «Регистрационный номер документа » — реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального доку­мента, устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа, обеспе­чивают ведение организацией-автором информационно-по­исковой и справочной работы.

«Дата официального документа» (11) указывает на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласо­вания, опубликования. Если авторами документа являются две организации и более, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом — араб­скими цифрами в одну строку; при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, например: 01.09.2008, за исключением случая, когда датой заканчивается предложе­ние.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, чис­ло, например: 2008.09.01.

Допускается словесно-цифровой способ оформления да­ты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». В этом случае не­обходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из од­ной цифры, например: 05 сентября 2008 г./года.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подпи­сывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании или утверждении. При этом допускается напеча­тать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. В докумен­тах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоко­лах, актах), датой является дата принятия решения, а не подпи­сания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных, финансовых документах предлагается исполь­зовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

«Регистрационный номер документа» (12) свидетельствует о том, что документ включен в информационный массив и нахо­дится под контролем и ответственностью организации.

Регистрационный номер документа состоит из его поряд­кового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (номером папки, в которую будет подшита копия исходящего докумен­та), индексом должностного лица. Так, номер приказа по личному составу может быть дополнен сокращением «л/с» (личный состав) или «к» (кадры), для того чтобы различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Индексация распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) и протоколов, актов ревизии и т.д. производится по каждому виду раздельно. Для этих докумен­тов указывается порядковый номер, присваиваемый докумен­ту в пределах календарного года, а в учебных заведениях — в пределах учебного года.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Ниже представлены примеры регистрационных номеров исходящих писем, проставляемых в бланке для писем:

№ 05-07/84 05 - номер структурного подразделения,

07 — номер дела по номенклатуре,

84 - порядковый но­мер документа

№ 0М-07/84 ОМ - отдел маркетинга,

07 — номер дела по номенклатуре,

84 — порядковый номер документа

На документах, составленных совместно двумя организа­циями и более, регистрационные номера проставляются каж­дой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов в документе.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит указывается только на бланках для писем. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-за- проса, например: На№ 14от 03.04.2008.

«Место составления или издания документа» (14) указывают только на общем бланке, так как на бланке для писем этот реквизит есть в почтовом адресе организации. Этот реквизит мо­жет быть опущен, если он включен в состав наименования ор­ганизации, например: Московский университет сервиса и ту­ризма, но указывается, если документ составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания является место его нахождения, которое определяется местом его государст­венной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала. Реквизит включает в себя только общепринятые сокращения, например:

 

 

Москва

или

г. Люберцы Московской обл.

Сокращение «г.» (город) в этом реквизите не ставится при обозначении столиц государств (Москва), а также при написа­нии названий городов, в состав которых входят: «-град» (Зеле­ноград), «-город» (Новгород) и «-бург» (Петербург).

«Адресат» (Ц) обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Документы адресуются органи­зации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим ли­цам (в дательном падеже).

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в со­став наименования должности адресата. Инициалы должност­ного лица ставятся перед фамилией, например:

Генеральному директору

ЗАО «Строй сервис»

И.Н. Иванову

Адресовании документа руководителям структурных под­разделений или специалистам начинается с указания наимено­вания организации, например:

3А0 «Радуга»

Начальнику отдела продаж

С. И. Петрову

При обращении к должностному лицу может употреблять­ся специальное слово-обращение (господин, академик, про­фессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

 

Президенту АКБ

«Инвесткредит»

г-ну Прохорову Г.А.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Ад­ресат» по отношению к самой длинной строке.

Указанный порядок адресовании распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя ор­ганизации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных орга­низаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Директорам общеобразовательных школ

ЮЗАО Москвы

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пи­шется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указы­вается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый ад­рес, например:

Директору ОАО «Янтарь»

О.Н. Петрову Мира ул., д. 7,

г. Пермь, 413425

Почтовый адрес не указывается на документах, направляе­мых в государственные учреждения, в вышестоящие организа­ции, а также постоянным корреспондентам, для которых име­ются заготовленные конверты с соответствующими адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, на­пример:

Беловой Ю.И.

Солдатская ул., д. 1, кв.

г. Химки, Московская обл.,

Реквизит «Гриф утверждения документа» (16). Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приоб­ретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Это реквизит официального документа, придающий нормативный или пра­вовой характер его содержанию.

Перечень управленческих документов, на которых гриф ут­верждения проставляется, приводится ниже: о акты проверок и ревизий, списания оборудования, эксперти­зы, передачи дел, ликвидации организаций; о инструкции-правила: должностные, по документационному обеспечению управления, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.; о нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии, чис­ленности работников и т.п.; о отчеты о производственной деятельности, командировках и др.;

о перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определен­ные льготы; типовых документальных материалов, образую­щихся в деятельности организаций, с указанием сроков хране­ния материалов и проч.; о планы производственные, развития, внедрения новой техни­ки; работы выборных коллегиальных органов; о положения об организации, структурном подразделении, пре­мировании и т.д.; 0 программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.п.;

о расценки на производство работ, оказание услуг и т.д.;

сметы расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использование средств организа­ции, на капитальное строительство и др.;

¨ стандарты государственные, отраслевые, технические условия;

¨ структура и штатная численность организации;

¨ тарифные ставки;

¨ устав организации;

¨ формы унифицированных документов;

¨ штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов организации, подлежащих утвержде­нию, определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по делопроизводству организации.

Документы могут утверждаться руководителем организа­ции, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствую­щие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф со­держит слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), на­именование должности лица, утверждающего документ, лич­ную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Заря»

(подпись) А.В. Борисов

06.05.2008

Документ не имеет юридической силы, если дата простав­лена не рукой человека, утвердившего документ. Гриф утвер­ждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель директора

Завода «Металлист»

(подпись) A.M. Егоров

20.05.2008

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель научного центра «Прогресс»

(подпись) П.Н. Антонов

20.05.2008

В реквизите «Гриф утверждения документа» допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Документ может утверждаться посредством издания друго­го документа (как правило, распорядительного) в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого доку­мента. При утверждении документа постановлением, решени­ем, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (или УТВЕРЖДЕНА, или УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕН инструкция - правила - порядок), наиме­нования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом директора

от 20.06.2008 № 12

«Резолюция» (17) — это поручение руководителя по испол­нению документа. Резолюции с конкретными указаниями вы­ражаются глаголом повелительного наклонения или неопреде­ленной формы и адресуются подчиненным (инициалы реко­мендуется ставить после фамилии). В резолюции указывается, кто будет решать поставленные задачи, содержание исполне­ния, срок исполнения (если он не указан в документе), под­пись руководителя и дата, например:

Панову 0. П.

Прошу рассмотреть и подготовить

ответ до 14.04.2008

(личная подпись, дата)

Поручение по исполнению документа может быть дано од­ному работнику или нескольким. Ответственным за исполне­ние документа является специалист, указанный в резолюции первым, например:

Маркову С.Н.

Медведеву Г. Т.

Бокову В. К.

(подпись, дата)

После указания может стоять ремарка, содержащая личное мнение руководителя о состоянии дел. Такие ремарки ориен­тируют подчиненное лицо на то или иное решение, например:

Артемьевой Е.Ю.

Мы не можем осуществить дополнительные

поставки. Свяжитесь с партнерами

(личная подпись, дата)

Резолюцию на документе пишет руководитель рукописным способом под реквизитом «Адресат». Чтобы выделить резолю­цию, ее располагают под углом к линии строки. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием реги­страционного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять фамилию чертой исполнителя (исполнителей) от подписи и даты.

Не требуют расшифровки через резолюцию письма-под- тверждения, сопроводительные и информационные письма. Здесь можно ограничиться просто указанием исполнителя (или исполнителей), подписью и датой подписания резолю­ции, например:

Прохорову В. А

(подпись, дата)

«Заголовок к тексту» (18) позволяет оптимизировать про­цедуры регистрации документа (как отправляемого организа­цией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа).

Место для размещения заголовка на документе обычно от­мечается уголками при изготовлении бланка: под реквизитом «Место составления или издания» на общем бланке и под рек­визитом «Ссылка на регистрационный номер и дату докумен­та» в бланках для писем.

На документах формата А4 в этом реквизите указывается краткое содержание документа, грамматически согласованное с наименованием вида документа и отвечающее на вопросы:

¨ «О чем?» (для писем, приказов);

¨ «Чего?» (для протоколов, актов);

¨ «Кого?» (для должностных инструкций).

Заголовок к тексту содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или долж­но быть произведено, например: О создании аттестационной комиссии; О проведении ремонтных работ. Заголовок составляет тот, кто пишет текст документа. К тексту документов, оформ­ленных на бланках формата А5, в целях экономии места рекви­зит не указывают.

Заголовок к тексту должен содержать не более пяти строк.

«Отметка о контроле» (19). Реквизит означает, что процесс исполнения документа поставлен на контроль с целью обеспе­чения установленных сроков, указанных в резолюции, или ти­повых сроков исполнения.

Существуют два вида сроков исполнения документов:

¨ типовой - срок исполнения документа, установленный нор­мативно-правовым актом;

¨ индивидуальный — срок исполнения документа, установлен­ный распорядительным документом организации или указан­ный в резолюции.

Типовые сроки исполнения документов приводятся ниже:

¨ к указанным в поручении срокам;

¨ при наличии в поручении пометки «срочно» — 3 дня;

¨ при необходимости подготовки по ним приказов — 5—7 дней;

¨ если в поручении есть пометка «оперативно» - 10 дней;

¨ если срок не указан — месяц;

¨ материалы к заседаниям генерального директора — 3 дня или

¨ согласно установленному в них сроку;

¨ письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов, министерств (ведомств), предприятий, учреждений и других организаций — к указанному в них сроку, в течение 10 дней или до 1 месяца, если необходимо согласование с другими органи­зациями или дополнительная проверка;

¨ акт о наличии недостатков — не позднее 10 дней по получении продукции;

¨ ответ на предложение

¨ заключении договора — 10 дней после

¨ получения предложения;

¨ заявка покупателя — не позднее 3 дней после ее получения;

¨ факс граммы, телеграммы, требующие срочного решения, — 2 дня, остальные — в течение 10 дней;

¨ ответ на критические замечания и предложения, содержащие­ся в средствах массовой информации, — до 1 месяца; предложения, заявления и жалобы граждан — 1 месяц, не тре­бующие дополнительной проверки и изучения — не позднее 15 дней.

Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит может наноситься ярким фло­мастером, цветным карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на верхнем поле документа должност­ным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов.

«Текст документа» (20) — основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализиро­вать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст применяется при подготовке уставов, поло­жений, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоко­лов, актов, договоров, писем. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй — излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа составляется на государственном языке РФ, государственных языках субъектов РФ в соответствии с за­конодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов пи­шутся только на русском языке, если их направляют:

¨ в федеральные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов РФ;

¨ в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного на основании доку­ментов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наимено­вание организации — автора документа, дату документа, реги­страционный номер документа, заголовок к тексту.

При изготовлении документов на двух страницах и более вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

«Отметка о наличии приложения» (21)тег возможность полу­чателю проверить наличие и содержание прилагаемых материа­лов. Реквизит располагают после текста от границы левого поля.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, его оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпля­ров, например:

Приложение: Акт сдачи-приемки выполненных работ от 15.09.2008 № 21 на 3 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово «Приложение» независимо от числа прилагаемых документов употребляется в единственном числе. Если приложения сбро­шюрованы, число листов не указывают, например:

Приложение: 1. Перечень объектов для внедрения системы «Электронная канцелярия» на 2 л. в 2 экз.

2. Техническое пособие на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в доку­менте адреса, указывают:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

При большом числе приложений их, как правило, не пере­числяют в сопроводительном письме после слова «Приложе­ние». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме дела­ется следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ также имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается:

Приложение: Письмо ЗАО «Континенталь» от 19.06.2008

№ 138/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-прило- хения и включает слово «Приложение», его номер (при необ­ходимости), наименование, дату и номер основного докумен­та, например:

Приложение 3

к письму ЗАО «Маяк»

от 09.06.2008 №87/03-15

Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать этот реквизит относительно са­мой длинной его строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора ЗАО «Маяк»

от 12.03.2008 №4

Нумерация страниц основного документа и приложения - общая (например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница приложения к нему будет иметь номер три).

*Подпись» (22) - реквизит, придающий документу юриди­ческую силу, позволяет определить, подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение дан­ного вопроса, т.е. полномочным принимать решения.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование долж­ности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформ­ленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (ини­циалы, фамилия), например:

Директор 000 «Агат» (подпись) Н.И.Попов

или

Вице-президент Ассоциации предпринимателей (подпись) Л.П. Скоков

или на бланке

Директор (подпись) Н.И. Попов

При оформлении документа на бланке должностного лиц должность лица, подписавшего документ, не указывают.

Если документ подписывает несколько должностных ли1 одной организации, их подписи располагают одну под другой последовательности, соответствующей занимаемой должно сти, например:

Директор (подпись) К.Т.Морозов

Главный бухгалтер (подпись) Г.И. Фролова

Документ, подготовленный двумя организациями, состав ляется не на бланке, и его подписывают руководители обей организаций. При подписании документа несколькими лица ми равных должностей реквизит «Подпись» располагают н одном уровне, например:

 

Директор ЗАО «Орион» Директор ООО «Звезда»

(подпись) И.И. Иванов (подпись) П.П. Петров

Документы коллегиального органа подписывают председа тель этого органа и секретарь, например:

 

Председатель собрания (подпись) К.Т.Лапшин

Секретарь собрания (подпись) О.Д.Соколова

В документах, составленных комиссией, указывают и должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности составе комиссии в соответствии с установленным распредели нием обязанностей. При этом фамилии членов комиссии ра< полагают в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии (подпись) Ю.В.Гришин

Члены комиссии (подпись) Р.Г. Карпове

(подпись) А.П. Сидоров

Подпись располагается после текста документа (на посте: ней странице) или после отметки о наличии приложения. В не обходимых случаях, во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов по­странично и после текста.

Если подпись руководителя уже заготовлена на документе, а реально его подписывает другой работник (например, замес­титель руководителя), запрещается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности, так как доку­мент может потерять юридическую силу. В таком случае следу­ет обязательно внести изменение в реквизит «подпись»: напе­чатать фактическую должность и фамилию лица, подписываю­щего документ.

Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В соответствии со ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения под­писи с помощью средств механического копирования, т.е. в виде штампа, допускается только при наличии соответствую­щего нормативного акта или соглашения сторон. В инструк­ции должно быть точно установлено, что штампы с факси­мильным воспроизведением подписи руководителя организа­ции или его заместителей при необходимости разрешается использовать, например, для подписания приглашений, изве­щений, справок, на копиях подписанных в установленном по­рядке документов. Запрещается использовать факсимиле при оформлении подлинников документов.

Разрешение на изготовление факсимиле — штампа с факси­мильным воспроизведением подписи - дает только руководи­тель организации в приказе, где указывается, в каких случаях и кто именно ставит факсимильную подпись.

Согласование проекта документа со специалистами соот­ветствующего профиля — процедура, сопровождающая подго­товку почти каждого документа. В ходе согласования докумен­та его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный ва­риант документа. Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса своевременного приня­тия единственно верного управленческого решения.

Согласование может быть внутренним или внешним. При внутреннем согласовании (визировании) оценку содержания проекта документа дают специалисты (работники) организа­ции-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние орга­низации, в том числе различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру предприятия.

«Гриф согласования» (23) служит для оформления внешнего согласования проекта документа в виде единичного грифа, листа согласования, содержащего несколько грифов, справки согласования или протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛА­СОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, рас­шифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

НИИ статистики

(подпись) А.Б. Ветров

05.05.2008

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Совета директоров ЗАО «Маяк»

от 05.05.2008 № 10

При оформлении листа согласования на документе делают отметку: «Лист согласования прилагается».

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписи руководителя.

«Визирование» (24) является основой для принятия управ­ленческого решения и проводится перед подписанием доку­мента теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Можно сказать, что виза — это реквизит, выражающий согла­сие или несогласие должностного лица с содержанием доку­мента.

Процедура визирования осуществляется в такой последо­вательности:

¨ исполнитель (автор текста) визирует первым — в подтвержде­ние того, что он несет ответственность за качество документа;

¨ его руководитель (непосредственный начальник); ру

¨ ководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение со­держание документа; заместитель руководителя организации, в подчинении которо­го находится структурное подразделение исполнителя;

¨ другие заместители руководителя организации.

Должностные ранги лиц, визирующих проект документа, зсегда ниже должностного ранга руководителя, подписываю­щего (утверждающего) документ. При визировании проект до­кумента последовательно перемещается с более низкого уров­ня управления на более высокий.

Иногда бывает сложно определить состав должностных лиц, которые должны оценивать (визировать) проект того или •!Н0Г0 документа. Для этой цели применяют Табель форм доку­ментов, поскольку он содержит сведения об основных этапах подготовки документов, имеющих унифицированную форму.

Исполнитель (автор текста) обеспечивает второй этап ви­зирования, после чего проект документа передается в секрета­риат (службу ДОУ) — на третий этап.

Виза согласования включает в себя должность визирующе­го документ, его подпись, расшифровку подписи и дату визи­рования, например:

Руководитель службы снабжения

(подпись) С.С. Серов

10.05.2008

Если лица, визирующие проект документа, не согласны с отдельными положениями документа или его содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания и представить особое мнение. Замечания излагают на отдельном листе, под­писывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник транспортного отдела

(подпись) J1.B. Белов

10.05.2008

Процесс принятия решения — «внутреннее дело» организа­ции. Получателя документа (адресата), как правило, не озна­комляют с технологией принятия решения, поэтому в доку­менте, подлинник которого отправляют из организации (на­пример, в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если письмо будет отправлено по факсу, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т.е. на той стороне л иста, которую факсимильный аппарат «не считы­вает». На документе, подлинник которого остается в организа­ции, визы проставляют в нижней части оборотной стороны по­следнего листа подлинника документа.

Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-про­грамм, бизнес-планов и т.д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования).

По усмотрению руководителя и в соответствии с инструк­цией по делопроизводству (положением о документационном обеспечении управления) допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения.

Реквизит «Визирование» используется также при оформле­нии процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомле­ния служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, должностной инструкцией, протоколом) ознакомлен».

Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

С актом ознакомлен.

(подпись) В.Н. Белое

12.05.2008

Виза ознакомления может включать наименование долж­ности работника, например:

С приказом ознакомлен. Начальник отдела кадров (подпись) А.С. Тихонов

01.04.2008

«Оттиск печати» (25) — реквизит, придающий документу юридическую силу.

Печать — это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы.

Оттиск печати обязателен не на всех документах. Оттиск за­веряет подлинность подписи должностного лица на докумен­тах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связан­ные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Список документов, на которых проставляется печать, при­водится ниже:

¨ акты проверок и ревизий, передачи дел, оборудования, выпол­ненных работ, списания, экспертизы и т.д.;

¨ архивные справки; о архивные копии;

¨ доверенности на получение товарно-материальных ценно­стей, ведение дел в арбитраже и т.п.;

¨ договоры о материальной ответственности, подрядах, науч­но-техническом сотрудничестве, аренде помещений, оказа­нии услуг и др.;

¨ задания на капитальное строительство, технические работы и т.п.;

¨ заключения и отзывы;

¨ заявления на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.; о исполнительные листы; о командировочные удостоверения;

¨ нормы расхода;

¨ образцы подписей работников, имеющих право совершения

¨ финансово-хозяйственных операций;

¨ письма гарантийные на выполнение работ, оказание услуг и т.п.;

¨ поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные, в банк, на получение и перевод валюты и проч.; о положения об организациях;

¨ представления и ходатайства (о награждении орденами, меда­лями, знаками, грамотами, премиями и т.д.);

¨ реестры чеков, бюджетных поручений, предоставляемые в банк;

¨ о сметы расходов на содержание аппарата управления, на каль­куляцию к договору и т.д.;

¨ соглашения;

¨ справки лимитные, справки о выплате страховых сумм, ис­пользовании бюджетных ассигнований на заработную плату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.п.;

¨ титульные списки; о удостоверения;

¨ уставы организаций; о штатные расписания.

В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (на­пример, печать отдела кадров), в негосударственных организа­циях— печать организации. Чтобы не возникало дополнитель­ных сложностей при удостоверении документов, каждая орга­низация, руководствуясь действующим законодательством и другими нормативными актами, должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать. Если в организации используются две печати, необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться каждая.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подпи­сывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Генеральный директор

(подпись)

И.О. Фамилия

На документах финансового характера печать проставляет­ся без захвата наименования должности на специально отве­денном для этого месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом «М.П.».

«Отметка о заверении копии» (26) проставляется при заве­рении соответствия копии документа подлиннику. Этот рекви­зит ставится ниже реквизита «Подпись» и включает в себя: за- верительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату завере­ния, например:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись) А.П. Кедрова

20.05.2008

При пересылке копии с документа в другую организацию или выдаче ее на руки завершительную надпись удостоверяют печатью, определяемой по усмотрению организации. Допуска­ется заверять копии рассылаемых документов печатью, пред­назначенной для заверения рассылаемых копий (протоколь­ного отдела, канцелярии, общего отдела и т.п.).

В упрощенном виде, т.е. без указания должности заверите­ля и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

«Отметка об исполнителе» (27) дает возможность обратной связи с целью получения дополнительной информации, ука­зывает, кто из специалистов организации составил текст доку­мента, подписанный руководителем, и включает в себя ини­циалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефо­на, например:

О.Г. Романова

123 4567

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обо­ротной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) проставляется на документах, которые исполнены и под­лежат последующему хранению и использованию в справоч­ных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в де­ло включает в себя следующие данные:

¨ ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие све­дения об исполнении; слова «В дело»;

¨ номер дела, в котором будет храниться документ;

¨ личную подпись;

¨ дату подписания.

Отметка об исполнении документа и направлении его в де­ло подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором испол­нен документ, например:

Отправлен факс от 10.06.2008

В дело № 01-05

Подпись

11.06.2008

Отметка об исполнении документа и направлении его в де­ло проставляется от руки в левом нижнем углу лицевой сторо­ны последнего листа документа. Отметка об исполнении доку­мента фиксируется как в электронной, регистрационной, так и контрольной карточках.

«Отметка о поступлении документа в организацию» (29) проставляется либо от руки, либо с помощью автоматического нумератора или резинового штемпеля. Содержит наименова­ние организации-получателя, дату поступления в организацию и очередной порядковый номер документа по журналу входя­щих документов, например:

000 «Турист»

«______»________________ 20___г.

Вх. №

В некоторых случаях целесообразно рядом с датой простав­лять часы и минуты. Это касается документов срочных или особо важных. Отметка о поступлении документа в организа­цию располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатор электронной копии документа» (30) пред­назначен для автоматического поиска и контроля информа­ции.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые дан­ные, устанавливаемые в организации, например:

LETTER 31.DOC

(Letter - вид документа, 31 - порядковый номер письма)

По непонятным причинам в последней редакции ГОСТа (в 2003 г.) исчез реквизит «Гриф ограничения доступа к докумен­ту», свидетельствующий об особом характере информации и ограничивающий круг лиц, имеющих доступ к документу.

В соответствии с Законом РФ «Об информации, информа­тизации и защите информации» информация ограниченного доступа подразделяется на информацию, отнесенную к госу­дарственной тайне, и конфиденциальную информацию. По­следние помечались грифом «ДСП» (для служебного пользова­ния), «Конфиденциально», «КТ» (коммерческая тайна) и т.п. Гриф ограничения доступа к документу при необходимости мог дополняться номером экземпляра документа. Реквизит на­носился без кавычек в правом верхнем углу первого листа до­кумента, например:

Конфиденциально. Экз. 2

Постановлением Правительства РСФСР от 05.12.1991 №35 был введен Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Для ограничения доступа к информации, содержащей кон­фиденциальные сведения (коммерческую тайну), на предпри­ятии разрабатывается «Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия». Данный перечень вводит­ся специальным приказом директора в виде приложения к приказу. Работники предприятия должны под расписку оз­накомиться с этим приказом и приложением к нему. Допу­щенные к конфиденциальным сведениям и документам ра­ботники, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении ком­мерческой тайны. Памятка составляется службой безопасно­сти с учетом специфики конкретного предприятия, подписы­вается заместителем директора и утверждается руководите­лем предприятия.

Документы по организации защиты коммерческой тайны даны в приложении 1.