Нематериальные активы поступают в организацию по следующим причинам: приобретение объектов за плату;
создание объектов нематериальных активов организацией с привлечением сторонних организаций на договорной основе;
вклад учредителя в уставный капитал; безвозмездное получение; приобретение на условиях обмена.
Постановка на учет нематериальных активов производится при получении:
имущественных прав на предмет авторского договора, включая топологию (элементы интегральных микросхем) после регистрации договора; права собственности согласно договору купли-продажи на программы для ЭВМ и базы данных; права на использование товарного знака и знака обслуживания либо объектов патентопользователя (изобретения, промышленного образца) на основании лицензионного договора после его регистрации. Для учета наличия и движения нематериальных активов основанием являются первичные документы: акты приема-передачи; протоколы собраний учредителей; акты на списание нематериальных активов. В первичных документах, оформляющих поступление и выбытие объектов нематериальных активов, должны содержаться реквизиты, определяющие: порядок и срок их полезного использования, первоначальную стоимость, способ начисления и норму амортизации, дату ввода вэксплуатацию, дату и причину выбытия.
Синтетический учет наличия и движения нематериальных активов осуществляется на счетах:
4 "Нематериальные активы" (по соответствующим субсчетам);
5 "Амортизация нематериальных активов";
08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет "Приобретение нематериальных активов". Основным регистром аналитического учета нематериальных активов являются инвентарные карточки, которые открываются отдельно на каждый инвентарный объект. Если количество объектов незначительно, ведется инвентарная книга учета нематериальных активов.
На местах эксплуатации объектов ведутся инвентарные списки нематериальных активов.
По данным инвентарных карточек и ведомостей расчета амортизации ежемесячно составляется ведомость (машинограмма) движения нематериальных активов по отдельным объектам, тоги которой служат основанием для заполнения отчетности.