На бухгалтерских счетах формируется как обобщенная информация о средствах, источниках и процессах, так и детальная, характеризующая каждый объект учета. Все рассмотренные ранее нами счета, как правило, соответствовали статьям баланса. На них отражались обобщенные данные о хозяйственных средствах, их источниках и процессах. Счета, на которых хозяйственные средства, их источники и процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими.
СИНТЕТИЧЕСКИЕ СЧЕТА предназначены для учета информации о составе и движении хозяйственных средств предприятия, их источников и хозяйственных процессов в обобщенном виде и в едином денежном выражении. Учет, осуществляемый на этих счетах, называется синтетическим и используется при заполнении форм отчетности, прежде всего – баланса.
Для оперативного управления и руководства работой предприятия, контроля и планирования объема материально-технического обеспечения, для организации расчетов с рабочими и служащими, поставщиками и т.п. требуются детальные, частные сведения, подробно характеризующие все стороны деятельности предприятия не только в денежном, но и в натуральном, количественном и трудовом измерителях. Счета, предназначенные для такого вида учета, называются АНАЛИТИЧЕСКИМИ.Аналитические счета открывают в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому виду хозяйственных средств, их источников и процессов отдельно.
Разнообразие аналитических и синтетических счетов легко проследить по плану счетов. План счетов делится на 8 разделов (внимательно просмотрите названия этих разделов). В каждом разделе указаны наименования синтетических счетов. Так, например, для характеристики общей суммы основных средств в организации, применяется синтетический счет 01 "Основные средства". Информация этого счета используется для составления баланса. Однако, для управления хозяйственной деятельностью предприятия, важно вести учет по каждому объекту основных средств. Так можно открыть аналитический счет 01/1 "компьютер", 01/2 "ксерокс".
Между синтетическим счетом и относящимся к нему аналитическими счетами существует тесная зависимость. А именно:
1. Сальдо (остаток) одного синтетического счета должно быть равно сумме сальдо всех аналитических счетов, которые к нему относятся.
2. Оборот по дебету и оборот по кредиту одного синтетического счета должен быть равен сумме оборотов по дебету и по кредиту всех аналитических счетов, к нему относящихся.
3. Понятно, что если синтетический счет активный, то и относящиеся к нему аналитические счета – активные, если синтетический счет пассивный, то и аналитические счета – пассивные.
Субсчетаявляются промежуточной группировкой средств между синтетическим и аналитическим учетом.
Слово «субсчет» означает подсчет, т.е. счет второго порядка. С помощью субсчетов осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета для получения более обобщенных сведений об отражаемых объектах. Субсчета имеют большое значение при учете объектов, имеющих разнообразную номенклатуру. Субсчета позволяют собирать в однородные группы многочисленные и различные по своему назначению товарно-материальные ценности и другие объекты учета.
Синтетические счета являются счетами первого порядка, субсчета – счетами второго порядка, аналитические счета – счетами третьего, четвертого и других порядков.