Для защиты экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты организации.
Руководство организации должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.
Руководители организации должны:
§ предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;
§ продумать организацию движения информационных потоков во внутреннем акте о документообороте;
§ определить степень секретности документов;
§ предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.
В настоящее время законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации об организации.
Компьютерная форма бухгалтерского учета выдвигает свои задачи защиты информации от несанкционированного доступа к ней.
К средствам защиты относят:
§ идентификацию субъектов и объектов;
§ разграничение доступа к информации на компьютере;
§ регистрацию действий.
В процедуре идентификации используются:
§ ключи;
§ пароли;
§ средства анализа индивидуальных характеристик.
Закон о бухучете №402-ФЗ содержит ряд важных положений, касающихся оформления первичных документов. В настоящее время первичный документ принимают к учету, если его форма есть в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом законе подобного требования уже нет. По нему любой документ может быть разработан компанией. Есть его форма в альбомах или нет, не важно. Главное, чтобы документ содержал ряд обязательных реквизитов, перечисленных в ст.7 закона.
По новому закону формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организации государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Еще одно новшество. С 1 января 2013 г. первичные документы могут быть составлены в электронном виде. Теперь это прямо предусмотрено законом (п.5 ст.9). Такой документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.
В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
Некоторые поправки коснулись изымаемых первичных документов. Ныне компания может сделать с нее копии лишь с «разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов». По Закону о бухгалтерском учете №402-ФЗ без этого разрешения можно будет обойтись (п.8 ст.9)