Подотчётные лица – это работники организации, которые получают авансом наличные деньги из кассы (или безналичные на корпоративную или личную карты) на предстоящие хозяйственные или командировочные расходы с условием предоставления отчёта об их использовании.
| Объект учёта | суммы задолженности (дебиторской или кредиторской) между подотчётными лицами и организацией |
| Нормативная база | Положение ЦБ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» N 373-П от 12.10.2011г. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Положение ЦБ «О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществлении расчётов по операциям, совершаемым с их использованием» (утверждено 09.04.98 № 23-П, ред. от 29.11.2000). |
| Синтетический счёт | 71 «Расчёты с подотчётными лицами», активно-пассивный. Счёт 71 работает в активном режиме, если формируется дебиторская задолженность подотчётного лица перед организацией (ДЗ). Этот же счёт работает в пассивном ключе, когда объектом учёта является кредиторская задолженность организации перед подотчётным лицом (КЗ). Такая ситуация возникает при перерасходе подотчётным лицом суммы аванса. Предпочтительным является активное состояние счета. Счёт 71 может иметь двойное (дебетово-кредитовое) сальдо. |
| Аналитический учёт | ведётся по каждому подотчётному лицу и по каждой подотчётной сумме |
Синтетический учёт с участием счёта 71:
| № 71 Расчёты с подотчётными лицами | |
| Дебет | Кредит |
| Сн – ДЗ подотчётных лиц перед организацией | Сн – задолженность организации перед подотчётными лицами |
| + А: Образование ДЗ подотчётного лица: Д71 К50 – при выдаче аванса из кассы под отчёт Д71 К51 – при перечислении аванса на личную карту Д71 К55 – при расходовании аванса с корпоративной карты … | – Погашение ДЗ подотчётного лица: 1) при утверждении авансового отчёта расходы подотчётного лица относятся: • Д26 К71 – на общехозяйственные расходы • Д44 К71 – на расходы по продаже • Д10 К71 – на покупку материалов 2) Д50 К71 – возврат в кассу остатков подотчётных сумм … |
| – П: Погашение КЗ организации | + Образование КЗ организации |
Рис. 2