Вначале с целью установления наличия складских помещений и емкостей для хранения ТМЦ производится их осмотр.
Однако наличие складских помещений – это еще не доказательство обеспечения сохранности. Поэтому с целью пригодности складских помещений для хранения материальных ценностей проверяется:
1) их техническое состояние;
2) поддержание режима влажности, температуры и освещенности;
3) наличие противопожарных и охранных средств
4) наличие в местах хранения материалов ярлыков с указанием их номенклатурных номеров, единиц измерения и норм запаса;
5) возможность полной сохранности материальных ценностей,
6) возможность свободного доступа и быстрого поиска при приемке, отпуске и инвентаризации;
7) оснащение мест хранения мерной тарой, измерительными приборами, стеллажами, полками, ящиками. Правильность показаний измерительных приборов (мерной тары) проверяют путем взвешивания заранее подготовленной партии ценностей; взвешивания гирь (измерения объема емкостей). Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте. Если выявлены расхождения в показании приборов, то требуется письменное объяснение материально ответственных лиц, устанавливаются причины расхождений и последствия, к которым они могли привести или привели.
Сохранность товарно-материальных ценностей обеспечивается не только помещением, но и материально-ответственными лицами. Поэтому необходимо проверить наличие договоров о материальной ответственности с такими работниками и обеспечивается ли должный контроль за их работой.
С целью оценки правильности организации учета материальных ценностей на складе осуществляется:
а) документальная проверка карточек складского учета материалов, материальных отчетов или оборотно-сальдовых ведомостей;
б) проверка наличия на складе согласованного с главным бухгалтером списка лиц, которым дано право получать материалы со склада и лиц, имеющих право санкционировать их вывоз из организации;
в) фактический контроль приема и отпуска отдельных видов материалов.
Отдельно проверяют состояние пропускной системы. В частности, устанавливается, обеспечивает ли она необходимый контроль за вывозом материальных ценностей и как организован порядок охраны территории предприятия.