Для обоснования необходимости проведения инвентаризации можно использовать результаты оценки системы внутреннего контроля. В частности, необходимо установить:
а) объекты инвентаризации;
б) дату последней инвентаризации,
в) были ли факты передачи материальных ценностей от одних материально-ответственных лиц к другим;
г) не числятся ли ценности за уволенными лицами;
д) переданы ли материалы в суд по фактам обнаруженных недостач и хищений.
Контрольные процедуры, связанные с инвентаризацией, подразделяются на 3 вида:
1) осуществляемые до инвентаризации,
2) во время инвентаризации и
3) после ее проведения.
До инвентаризации целесообразно:
а) проверить документы инвентаризаций за прошлый год и проанализировать изменения в запасах за прошлый год;
б) выяснить вопросы организации проведения инвентаризаций;
в) изучить периодичность и характер проводимых инвентаризаций материальных ценностей в местах хранения. С этой целью инвентаризационные описи по форме № инв.-З надо сверить с ведомостью № 10-с «Движение материалов в денежном выражении» по каждому материально ответственному лицу.
г) ознакомиться с номенклатурой товарно-материальных ценностей;
д) выявить дорогостоящие объекты и методы их учета;
е) проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей;
ж) пригласить к участию в инвентаризации экспертов.
Во время инвентаризации:
а) проверяют правильность осуществления всех процедур;
б) проводят контрольные проверки;
в) изучают правильность отражения запасов, принадлежащих третьим лицам;
г) устанавливают достоверность определения остатков ценностей;
д) исследуют подлинность документов, отражающих движение запасов.
После инвентаризации проводят документальную проверку материалов инвентаризации.
При этом обращают внимание на признаки, свидетельствующие о возможном сокрытии недостач и используют для этого различные приемы контроля. Например, для выявления хищений, скрываемых при проведении инвентаризаций, используется логическая проверка инвентаризационных описей. Можно также применить приемы встречных проверок, взаимного контроля документов, контрольного сличения; выборочно проверить правильность таксировки и подсчета итогов.
Тщательной документальной проверке подвергаются отчеты материально ответственных лиц и приложенные к ним документы.
По сличительным ведомостям проверяются:
а) правильность зачета недостач излишками, возникшим в результате пересортицы товаров;
б) обоснованность определения и отнесения на соответствующие счета суммарных разниц, образующихся при зачете пересортицы;
в) законность применения норм естественной убыли;
г) наличие письменных решений руководителя по результатам инвентаризаций;
д) достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи.
После документальной проверки материалов инвентаризации проверяют правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете, а также своевременность и эффективность принимаемых мер к взысканию задолженности по присужденным недостачам ценностей, выявленным за прошлые периоды.
При наличии недостач необходимо оценить обоснованность и правильность применения норм естественной убыли при транспортировке, хранении и отпуске материальных ценностей, соблюдение установленного порядка списания размера естественной убыли. При этом проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм.
Если возникали потери материальных ценностей от порчи, боя, лома, пожаров, стихийных бедствий, то устанавливают, соблюдался ли порядок их документального оформления и списания, служебного расследования причин и определения виновных лиц, предъявлялись ли к виновным иски на возмещение причиненного ущерба.
На следующем этапе проверки следует изучить материалы проведенных переоценок материальных ценностей и установить правильность определения их дооценки и уценки, а также отражения результатов переоценки на счетах бухгалтерского учета.