Источниками информации для проверки являются акты инвентаризаций, аналитические данные к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», приказы о порядке списания недостач (потерь) материальных ценностей.
Проверка, как правило, осуществляется сплошным порядком. При этом, прежде всего, проверяют наличие договоров о полной материальной ответственности.
Затем по каждому факту недостач имущества (порчи, растрат) проверяют:
1) причины возникновения материального ущерба. В том случае, если причины материального ущерба связаны с условиями хранения имущества, то необходимо получить доказательства обращения материально-ответственного лица к руководству организации с целью их улучшения. Кроме того, изучаются меры, предпринятые руководством проверяемой организации с целью обеспечения нормальных условий хранения материальных ценностей;
2) соблюдение сроков и порядка рассмотрения случаев недостач, хищений, растрат;
3) реальность задолженности по возмещению материального ущерба. Для этого нужно:
- установить правильность документального оформления инвентаризации
- правильность расчета сумм, начисляемых ко взысканию с материально- ответственных лиц, в том числе правильность стоимостной оценки недостающих ценностей;
- наличие обязательства материально ответственного лица о погашении недостачи (потерь) или решения суда;
4) полнота и своевременность взыскания сумм задолженности по возмещению ущерба;
5) обоснованность списания сумм задолженности на убытки ввиду имущественной несостоятельности должников;
6) правильность ведения синтетического и аналитического учета по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:
- в части стоимости недостающих ценностей;
- в части разницы между суммой взыскания и учетной стоимостью недостач (порчи) ценностей;
7) соответствие записей аналитического учета по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» с записями в учетных регистрах и отчетности.
Для проверки правильности расчетов можно провести инвентаризацию дел по недостачам, хищениям и возмещению материального ущерба. При этом особое внимание обращают на:
- наличие материалов по каждому делу, сроки и качество их оформления,
- регулярность взыскания по исполнительным листам,
- правильность учета списанной задолженности на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»,
- организацию наблюдения за возможностью взыскания этой задолженности в случае изменения имущественного положения должников,
- наличие по мелким недостачам обязательств о погашении задолженности или исполнительных надписей о ее взыскании в бесспорном порядке.