При проверке денежных документов в кассе надо установить, правильно ли ведется их учет и производятся записи на счетах бухгалтерского учета.
Правильность оприходования денежных документов в количественном и суммовом выражении проверяется по данным аналитического учета.
С целью подтверждения их фактического наличия проводится инвентаризация отдельно по каждому виду документов с учетом начальных и конечных номеров, по каждому месту хранения, за которое отвечает материально ответственное лицо. При пересчете составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки (например, по ценным бумагам - номинальная стоимость, количество и сумма).
Фактический остаток денежных документов, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50.3 "Денежные документы". Данные синтетического учета сопоставляются с данными аналитического учета.
Проверка законности и целесообразности расходования денежных документов осуществляется на основании записей в Книге по движению денежных документов, а также по первичным документам, которыми оформляется их движение.
По отдельным денежным документам, например, путевкам в дома отдыха, санатории, оздоровительные лагеря, следует:
а) установить, за счет каких источников они приобретались;
б) проверить полноту и своевременность возмещения их стоимости получателями.
Для проверки правильности расходования и списания марок на почтовую корреспонденцию и других марок, находящихся в кассе организации, используют следующие источники информации:
- книгу исходящей корреспонденции,
- реестры на отправку документов,
- авансовые отчеты,
- учетные регистры и другие первичные документы.
С целью подтверждения достоверности хозяйственных операций с этими документами проверяют наличие и порядок ведения Книги исходящей корреспонденции, а также наличие реестра на отправку документов. Отчеты на списание марок выборочно сверяют с данными Книги исходящей корреспонденции.
Предметом проверки также является отчетность по денежным документам, которая должна содержать сведения об остатках данных бланков на начало отчетного периода, приходе, расходе и остатках на конец отчетного периода по количеству и номинальной стоимости по каждому виду в отдельности. К отчету должны прилагаться оправдательные документы по приходу и расходу.
В кассах предприятий хранятся также бланки строгой отчетности. Следует иметь в виду, что перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации. Одновременно утверждается перечень ответственных лиц, на которых возлагается их учет и хранение. Поэтому в процессе проверки надо установить наличие такого приказа и степень его выполнения.
Кроме того, надо определить, правильно ли ведется учет бланков строгой отчетности. С этой целью проверяется приходно-расходная книга их учета, а также порядок ведения забалансового учета бланков строгой отчетности. Данные забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» сопоставляют с их фактическим наличием, установленным при инвентаризации кассы.
Задача аудитора (ревизора) также состоит в том, чтобы последовательно проверить правильность движения бланков строгой отчетности, т.е. порядок их оприходования, выдачи, обращения и хранения.