Облік особового складу розподіляється на штатно-посадовий, статистичний (кількісний) і персональний (поіменний) .
Штатно-посадовий облік ведеться у кожному підрозділі і в кожній військовій частині. Він призначений для систематичного аналізу укомплектованості підрозділів і військових частин особовим складом у відповідності до посад, спеціальностей та для організації контролю.
Статистичний (кількісний) облік ведеться з метою отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців. За даними статистичного обліку планується комплектування підрозділів (військових частин) особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, озброєння, постачання, підготовка кадрів та їх розподіл відповідно до потреб.
Персональний (поіменний) облік ведеться на кожного військовослужбовця окремо і призначений для всебічного вивчення його ділових, моральних та інших якостей при визначенні порядку переміщення та використання кадрів. Він повинен відображати точні біографічні дані, проходження служби, трудову діяльність, інші відомості, які об’єктивно характеризують військовослужбовця.
В залежності від посади на яку призначається офіцер, прийняття особового складу має свої відмінності. Командир підрозділу (військової частини) відповідно до вимог Статуту внутрішньої служби ЗС України [2] зобов’язаний:
командир взводу – знати військове звання, прізвище, ім’я по батькові, число, місяць і рік народження, віросповідання, ділові якості та морально-психологічний стан, захоплення, рід занять перед військовою службою, сімейний стан, адресу батьків (рідних), успіхи і недоліки на службі, постійно вести індивідуальну роботу з виховання, складати іменний список особового складу взводу;
командир роти – знати військове звання, прізвище, строк служби, посаду чи спеціальність, родинний стан, ділові якості та морально-психологічний стан кожного військовослужбовця роти, постійно проводити з ними індивідуальну виховну роботу;
командир батальйону – знати ділові якості та морально-психологічний стан офіцерів, сержантів (старшин), постійно вести роботу з виховання і вдосконалення підготовки за спеціальністю.
Приймання особового складу починається з ознайомлення з обліковими документами: книги обліку особового складу, службовими картками військовослужбовців підрозділу. Командири взводів додатково мають ознайомитися з особовими справами військовослужбовців строкової служби.
Обов’язково необхідно уточнити у попередника причини відсутності військовослужбовців (відпустка, відрядження і т.д.) і терміни їх повернення.
При перевірці книги обліку особового складу підрозділу необхідно перевірити якість та повноту заповнення розділів та граф книги. Перевіряючи службові картки, потрібно переконатися в тому, що усі вони заведені і заповнені правильно. Особовий склад повинен бути ознайомлений під розпис із записами в службових картках. Якщо є серйозні недоліки у веденні документації, необхідно вимагати їх усунення.
Виробити правильний власний погляд про підлеглих можна тільки шляхом спілкування і бесід із ними, спостерігаючи за їхнім відношенням до військової служби, до життя колективу.
При прийманні справ командир підрозділу повинен заслухати доповіді та провести бесіди з підлеглими командирами (начальниками). Вони повинні доповісти з наступних питань:
укомплектованість підлеглого особового складу;
справність матеріальної частини ОВТ підрозділу;
стан забезпечення особового складу за видами забезпечення;
стан підготовки військовослужбовців підрозділу;
стан військової дисципліни у підрозділах.
Під час перевірки новопризначений командир, починаючи від командира роти (корабля 4 рангу) і вище, проводить опитування військовослужбовців відповідно до Статуту внутрішньої служби ЗС України з метою виявлення та задоволення їх скарг, заяв і пропозицій [2]. Про час проведення стройового огляду та опитування командир повідомляє всьому особовому складу за 1-2 дні. Під час опитування військовослужбовець, який має заяву або скаргу, називає свою посаду, військове звання і прізвище, виходить зі строю й усно викладає заяву (скаргу) або подає її письмово.