Плановые тематические проверки. Плановую или тематическую проверку сотрудники налоговой инспекции также проводят на основании поручения своего руководителя.
При проведении таких проверок, в частности, контролируется - применение ККМ при приеме наличных денег от населения - соблюдение установленных лимитов кассового остатка - правильность ведения учетных кассовых документов.
Если при проверке будет выявлено превышение установленных лимитов кассового остатка, проверяющие должны известить об этом банк, обслуживающий вашу фирму. Аналогично они поступят и при обнаружении других нарушений Порядка ведения кассовых операций. Как мы уже отмечали, исполнение этого Порядка, а также соблюдение предельных размеров наличных расчетов между фирмами контролируют банки.
И только по их заключениям налоговые инспекции могут привлечь фирму к административной ответственности. При плановой тематической проверке также контролируется соблюдение правил эксплуатации ККМ и порядок сдачи денег инкассаторам. Кроме того, в обязанности проверяющих входит контроль межремонтного обслуживания кассовых аппаратов и их подготовки к следующему рабочему дню. Все выявленные нарушения включая даже те, которые не влияют на учет наличных денег инспектор отразит в акте проверки.
Полный перечень таких нарушений приведен в пункте 5.3.2 Рекомендаций. Вот некоторые из них, касающиеся ведения журнала кассира-операциониста - пропуски записей - отсутствие записей о возвратах денег - отсутствие показаний суммирующих счетчиков - несоответствие записей в журнале записям в кассовой книге. Нарушением правил ведения кассовой книги также считается суммарное отражение выручки, поступившей за день от нескольких торговых точек итоговая запись, подтвержденная одним приходно-кассовым ордером.
Нарушения могут обнаружить и при оформлении актов о возврате денег покупателям форма КМ-3. Например, деньги по акту могут быть проведены через одну ККМ, а чек, приложенный к акту, может быть пробит на другой машине. Неправильное оформление возврата денег покупателям встречается чаще всего. Порядок действия кассира в такой ситуации прописан в пунктах 4.2-4.3 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 104. Согласно этим правилам, из операционной кассы деньги по чеку, возвращенному покупателем, могут быть выданы только в день покупки. Причем кассир вправе вернуть деньги только по чеку, подписанному директором заведующим или его заместителем.
Затем составляется акт по форме КМ-3. В нем указываются наименование отдела, который пробил чек, номер чека и возвращенная сумма. В акте делается ссылка на руководителя заместителя руководителя, разрешившего вернуть деньги. Приложенный к акту чек нужно погасить например, поставить штамп оплачено, наклеить на лист бумаги и сдать в бухгалтерию.
После этого суммы, выплаченные по возвращенным чекам, надо зафиксировать в журнале кассира-операциониста. На эти суммы бухгалтер должен уменьшить выручку. Пример Фирма Весна получила 25 сентября наличную денежную выручку в сумме 10 584 руб. в т. ч. налог с продаж - 502 руб НДС - 1680 руб В тот же день покупатель вернул товар, купленный им за 756 руб. в т. ч налог с продаж - 36 руб НДС - 120 руб Эта сумма была возвращена через операционную кассу.
В акте по форме КМ-3 комиссия записала, что величина дневной выручки уменьшена на 756 руб. Оприходовав возвращенный товар, бухгалтер должен уменьшить начисленный НДС и налог с продаж. Таким образом, сумма выручки за 25 сентября составит 9828 руб. 10 584 - 756, сумма начисленного НДС -1560 руб. 1680 - 120, сумма налога с продаж -466 руб. 502 - 36. Если возврат денег документально не подтвержден нет чека ККМ, не составлен акт и т. п то выручку уменьшать нельзя. По всем нарушениям, отраженным в акте проверки, должны быть сделаны выводы и даны предложения о привлечении фирмы или ее должностных лиц к ответственности.
Если в акте отсутствуют ссылки на нарушенные статьи и нормы законов или Типовых правил, то выводы проверяющих можно оспорить, указав на некачественное оформление материалов проверки. Акт проверки составляется в двух экземплярах по форме, приведенной в приложении 5 к Рекомендациям. Первый экземпляр акта передается в налоговую инспекцию и хранится в отделе оперативного контроля.
Копии этих актов могут использоваться при проведении выездных проверок. Второй экземпляр акта вручается руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю. 2.10.