ИНСТИТУТ СОВРЕМЕННОГО БИЗНЕСА ФИНАНСЫ И КРЕДИТ Тема: “Организация работы с документами” Предмет: “Документационное обеспечение деятельности организаций” МОСКВА 1998 СОДЕРЖАНИЕ: 1. Вступительная часть 2. Основная часть 1. Организация документооборота на предприятии 2. Регистрация документов 3. Контроль исполнения документов 8 2.4. Систематизация документов 5. Формирование дел 6. Подготовка документов к архивному хранению 3. Заключительная часть 18 Приложение 19 Литература 1. Вступительная часть Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению. 2.
Основная часть 1.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руковод... Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления д... Регистрация документов Регистрация документов - это фиксация факта соз... При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в д... Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е.
Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен... не допускаются. Заголовки дел в процессе их формирования могут уточнят... Состав заголовка дел образует следующие элементы: название вида (переп...
Формирование дел. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за... В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный часть... Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составл... 2.6.
Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его фун... Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор докум... 2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (серв... Опись составляется на документы одного года.
Заключительная часть Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Приложение 1. Образцы регистрационных журналов Форма журнала регистрации входящий документов Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направляет-ся документ Отметка об исполне-нии 1 2 3 4 5 Форма журнала регистрации исходящих документов Дата и индекс документов Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4 Форма журнала регистрации внутренних документов Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4 2. Форма номенклатуры дел предприятия Наименование УТВЕРЖДАЮ предприятия Руководитель предприятия подпись расшифровка НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата подпись 00.00.00 № 00 Москва на 19 год Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения частей и № статьи по перечню Примечания 2 3 4 5 6 Должность руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК предприятия от 00.00.00 № 00 Использованные источники литературы “Делопроизводство” В.И. Андреева Справочник по делопроизводству М.В. Стенюков Документы и делопроизводство А.С. Мельникова.