Организация документооборота

Организация документооборота. Документооборот – это движение документа на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основными принципами организации документооборота являются следующие: Прохождение документов должно быть оперативным.

Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно); Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; Порядок прохождения процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Документопоток входящих документов составляют: Документы вышестоящих организаций, органов власти; Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-учётную документацию и различного рода запросы; Документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; Жалобы и заявления граждан. В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: Приём входящих документов; Первоначальная (экспедиционная обработка); Предварительное рассмотрение и распределение; Регистрация; Рассмотрение документов руководством; Исполнение резолюций; Отправление.