Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

Регистрация и учёт поступающих в организацию документов. В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов.

Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию. Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений.

Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документа работником службы делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителей. Дальше документы направляются на регистрацию.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп: Наименование организации Вх. № От Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров, начиная с календарного года) производится в день поступления документа. На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение «код» структурного подразделения, в которое направляется документ или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления. Результаты рассмотрения документов руководителями отправляются в резолюциях. С резолюцией документ передаётся ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передаётся каждому из них поочерёдно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются копии по числу исполнителей.

Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. Документы регистрируются на карточках (программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке). Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом): Входящий номер и дата регистрации; От кого поступил документ; Количество листов и экземпляров; Дата полученного документа и исходящий номер; Краткое содержание документа. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам и т.д. При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе». Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется по единой форме регистрационной карточки. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге А5 или А6. Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра.

Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. Применение карточек для регистрации повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоёмкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари.

В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту и транспортёры. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документа на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации; Организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации; Организовать на основе базы данных информационно-справочную работу; Организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.