Подготовка служебных командировок.
Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени.
Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.
Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который: а) готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение; б) наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты; в) обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки. Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу.
Секретарь: а) подбирает всю необходимую для командируемого информацию; б) готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т. д.; в) печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.
Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д. После возвращения руководителя из командировки, секретарь: а) информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие; б) по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения); в) оформляет отчетные документы. [29, с. 32-33] В Сакском городском исполнительном комитете эти функции возлагаются на специалиста I категории общего отдела. 2.4.