Современные технологии секретарской деятельности (диплом)

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 5 Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности 1. История секретарской деятельности и делопроизводства 2. Классификация секретарей 3. Личные и деловые качества секретаря 4. Должностная инструкция секретаря 26 Глава 2. Современные технологии осуществления секретарской деятельности. 1. Основные принципы ведения делопроизводства 29 2.2. Организация работы с документами 1. Регистрация документов 2. Обработка входящих документов 3. Обработка исходящих документов 4. Обработка внутренних документов 5. Осуществление контроля за исполнением документов 6. Формирование, систематизация и хранение дел. 7. Работа с конфиденциальными документами 3. Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя 1. Переговоры по телефону 2. Организация совещаний 3. Прием посетителей 4. Подготовка служебных командировок. 4. Оформление деловой документации 65 Глава 3. Современные средства организационной техники в осуществлении секретарской деятельности 1. Концепция электронного офиса 2. Основные технические средства осуществления секретарской деятельности 74 Выводы 82 ПРИЛОЖЕНИЕ 85 Список литературы. 96 ВВЕДЕНИЕ Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.

Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда.

Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т.д. [20, с. 23] Различают несколько групп деловых документов: организационно-правовая, плановая документация; информационно- справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по личному составу; финансовая, договорная документация; документация по материально-техническому обеспечению и другие. [15, с. 67] Документы являются материальными носителями информации.

Они отражают события, содержат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролировать процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Документы имеют юридическую силу и потому служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Выполняя коммуникативную функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учреждениями, предприятиями.

Являясь носителями информации, документы становятся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам управления предприятием. Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя – важная сторона управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношение к риску и ошибкам, понимание чувств других людей.

На стиль руководителя в особой степени влияет работа его секретаря. Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Позже секретари вместо доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно становятся делопроизводителями. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины, и только в конце 18 века появились женщины-секретари. [29, с. 4] Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

В сущности, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако он принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. Таким образом, личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными.

Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по нему зачастую судят как о его руководителе, так и о его организации. Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари.

Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высокоэффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря? Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.

Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники.

Тем не менее в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации. С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате упомянутые фирмы были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам. Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

В любом случае, в наши дни секретарю необходимо иметь определенные личные качества и обладать довольно широким спектром знаний по целому ряду вопросов. И в этой работе мы попытаемся сформулировать те личные качества и знания, которые необходимы для эффективного ведения секретарского дела с учетом современных технологий. Цель выпускной работы – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

Задачи работы: а) определить сферу секретарской деятельности, профессиональные и личностные качества секретаря; б) проанализировать основные задачи и направление работы секретаря по документному обслуживанию; в) рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обслуживанию; г) исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе Сакского городского исполнительного комитета; д) разработать рекомендации по усовершенствованию (рационализации) ведения секретарской деятельности.

Объектом выпускного исследования работы является секретарская деятельность. Предметом выпускного исследования являются технологии секретарской деятельности в Сакском городском исполнительном комитете. Выпускная работа состоит из введения, трех глав, выводов и приложения. В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, где дается понятие делопроизводства и история его возникновения; описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности.

Во второй главе приводятся современные технологии осуществления секретарской деятельности, куда входят: принципы ведения делопроизводства, организация работы с документами и обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя. В третьей главе рассматриваются современные средства организационной техники. Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности 1.1.

История секретарской деятельности и делопроизводства

В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управле... В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представлени... Это привело к дальнейшей централизации госаппарата, к быстрому росту п... Выходили специальные журналы — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллете... Все эти системы документирования носят название специальных.

Классификация секретарей

В настоящее время в любой организации или на предприятии есть нескольк... В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, со... Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслужив... В этом случае человек начинает работу с низших секретарских должностны... п.

Личные и деловые качества секретаря

Само название помещения – приемная - говорит о том, что здесь посетите... Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает напряжен... Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить с... Принято представлять младшего по возрасту и положению – старшему; женщ... Наконец, пятый раздел перечисляет квалификационные требования к секрет...

Основные принципы ведения делопроизводства

Задачи делопроизводства состоят в следующем: а) фиксирование информаци... Все основные документы должны печататься на бланках: использование бла... В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообраз... 2.2.1. к.

Обработка входящих документов

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и не­регистриру... Организация сама определяет перечень нерегистрируемых докумен­тов. Эти указания оформляются в виде резо­люции на самом документе. Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтерес... Исходящие документы оформляются в двух экземп­лярах, за исключением фа...

Обработка внутренних документов

Однако все исполни­тели в равной степени несут ответственность за свое... На этапе исполнения работа с внутренними документами органи­зуется сог... Для установления единого порядка составления документов в учреждении р... . Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересован...

Осуществление контроля за исполнением документов

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевремен... Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до перед... не допускаются. Заголовки дел в процессе их формирования могут уточнят... Сроки хранения дел устанавливаются ЭК. На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Работа с конфиденциальными документами

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф ... Изменение грифа конфиденциальности производится при изменении степени ... В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с... Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, меша... Кроме того, такое начало разговора заставляет собеседника называть себ...

Организация совещаний

На этом этапе работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходи... В этом случае секретарь обязан: по поручению руководителя оказывать по... Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы со... Прием посетителей Организация приема посетителей, идущих к руководящем... Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя ...

Подготовка служебных командировок

Подготовка служебных командировок. Как показали исследования, многие р... Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командиро... д.; в) печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, ... [29, с. 2.4.

Оформление деловой документации

Однако, диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления... Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких... Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового пис... Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, ...

Современные средства организационной техники в осуществлении секретарской деятельности

Современные средства организационной техники в осуществлении секретарской деятельности 3.1.

Концепция электронного офиса

АРМ объединяются по­средством коммуникационных средств в единую систем... Кроме того, каждое рабочее место ос­нащается соответствующей оргтехник... Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль сред... Практическая реализация концепции электронного офиса по­степенно приво... Однако, благо­даря автоматизации ряда процессов управления персонал оф...

Основные технические средства осуществления секретарской деятельности

Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Печатающий барабан электризу­ется с помощью лазера по командам из комп... Конструктивно факсмодем может быть выполнен в виде платы, устанавливае... Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - тел... Увеличение и уменьшение задается двумя спо­собами: выбором одной из фи...

Выводы Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение.

Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д. На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

В профессии секретаря сочетаются два, на наш взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность.

Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думается, что настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь - лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и слышать.

Секретарь на виду и в курсе многих дел. Функции секретаря разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т.д. Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль. У нас имеются некоторые рекомендации по улучшению секретарской деятельности в исполнительных органах Сакского городского совета: 1. Необходима разработка нормативного документа, регламентирующего секретарские должности от низшей ступени к высшей, по уровню профессиональной подготовки.

Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря. 2. Требуется постоянное повышение квалификации секретаря.

В связи с тем, что с каждым годом растет число нормативно-правовых документов, появляются и получают все большее распространение новые средства оргтехники и информационные технологии, то секретарю просто необходимо повышать свой профессиональный уровень, овладевая новыми средствами оргтехники и приобретая необходимый опыт. К сожалению, в исполнительном комитете Сакского городского совета вопросам профессионального уровня госслужащих уделяется недостаточно внимания. 3. Необходима организация внутриофисной телефонной связи.

Много сложностей возникает у руководителя (городского головы) при организации мини-совещаний, которые желательно провести оперативно, не нарушая свой собственный план работы и не отрывая от работы других. Именно для этого лучше всего использовать в работе мини-АТС, т.к. это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри организации, так и для выхода во «внешний мир». 4. Требуется более полное оснащение офисов Сакского городского совета современной оргтехникой и программным обеспечением.

Это необходимо для облегчения работы с документами (поиск, регистрация документов, прием и отправка документов по факсу, электронной почте).