Классификация секретарей. В настоящее время в любой организации или на предприятии есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на телефоне.
В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса. Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности.
Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей. Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.
На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. [25, с. 42-44] Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя.
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию.
По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени.
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Существуют два пути продвижения по служебной лестнице.
Первый, более длинный, связан с постепенным приобретением опыта и стажа работы. В этом случае человек начинает работу с низших секретарских должностных ступеней, приобретая опыт и знания, дополнительно повышая квалификацию. Второй путь – приобретение специального (высшего) базового образования, знаний в таких областях, как современные информационные технологии, иностранные языки, деловая этика, основы управления и т.д. Это даст возможность занять сразу достаточно высокую должность или, по крайней мере, побыстрее пройти более низкие. Увы, но в нашей стране не разработан нормативный документ, позволяющий регламентировать секретарские должности «по ранжиру» от низшей к высшей.
Такой документ, очевидно, равно необходим и самим секретарям, и руководителям. В наше время в органах местного самоуправления в штатном расписании предусмотрена должность секретаря-руководителя, в круг функциональных обязанностей которого входит оформление входящей и исходящей документации, прием посетителей, телефонные переговоры, оформление и выдача справок. Секретарь является служащим и принимает Присягу служащего органов местного самоуправления.
В структуре комитетов и Управлений областного и республиканского значения предусмотрено создание общего отдела (канцелярии), на который возлагаются обязанности отправки и получения, обработки и проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля за исполнением документов и т. д. В штате общего отдела (канцелярии): делопроизводители, главный и ведущий специалисты I категории.
Должностной инструкцией на одного из специалистов может возлагаться ведение непосредственно секретарской деятельности, т. е. обеспечение приема посетителей, контроль за телефонными звонками, поступающими руководителю и т. п. 1.3.