Основные принципы ведения делопроизводства. Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций. [16, с. 34] Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия.
В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством). Задачи делопроизводства состоят в следующем: а) фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления); б) организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства). В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности.
Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
Документ - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. [16, c. 36] Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде. Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию происхождению, по срокам хранения и т.д. Любой документ состоит из совокупности составляющих его элементов, называемых реквизитами. Реквизит - это обязательный элемент, присущий определенному виду документа. [15, с. 71] Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.
Правила составления и оформления реквизитов изложены в инструкции по делопроизводству, в которой в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов. [28, c.13] Бланк - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. [15, с. 85] Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.
Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфическая работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.
Требования к документам, которые должны быть полноценным источником информации: а) Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией; б) документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов; в) документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т. е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания; г) документ должен быть составлен в установленной форме. д) документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно - значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т.д.) Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил “Единую государственную систему делопроизводства” (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях.
Данная система зарекомендовала себя с положительной стороны и до сих пор действует в Украине с небольшими изменениями.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. [5, c. 3] Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней. Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления.
Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства. Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСД: а) создание общей модели построения документов; б) единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление; в) комплексность унификации; г) информативность; д) сокращение числа видов документов; е) стабильность требований к документам; ё) сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации; ж) экономичность.
Надо отметить, что для нормальной работы учреждения требуется использовать различные источники информации, как внутренние, так и внешние. Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных: а) законы, указы, приказы и другие нормативные документы государственного уровня; б) нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые); в) комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет); г) данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований); д) данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет); е) реклама и информация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет); ё) информация от клиентов (обратная связь); ж) выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок. При использовании большого количества источников информации возникают трудности с ее обработкой из-за частичности или недостоверности, противоречивости, избыточности или разнородности информации.
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте.
Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой в организации системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению. 2.2. Организация работы с документами Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив.
Это движение документов называется документооборотом.
Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия.
Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами. В обязанности секретаря в плане работы с документами входит: а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п ; в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; г) оформление протоколов рассылок выписок из них; д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам; ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; ж) организация приемов посетителей; з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.
В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов: а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация; б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.; в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.
Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; б) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.
Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота.
Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. [17, с. 38] На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря. 2.2.1. Регистрация документов Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: а) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; б) индекс по номенклатуре дел. ПРИМЕР: 218/01-15, где: 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. [6, с. 43-44] В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы (приложение 2, 2а; 3, 3а) или регистрационно-контрольные карточки (РКК) (приложение 4, 4а). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т. к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени.
Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.
Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.
В Сакском городском исполнительном комитете годовой объем документооборота составляет более 2500 документов. Поэтому здесь используется карточная система регистрации документов. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: а) автор (корреспондент); б) название документа; в) дата документа; г) индекс документа; д) дата поступления документа (для входящих); е) индекс поступления документа (для входящих); ё) заголовок документа или его краткое содержание; ж) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); з) срок исполнения; и) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); й) номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др. Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
В наше время разработан автоматизированный журнал регистрации входящей корреспонденции.
Он позволяет контролировать исполнение документов, обеспечивает быстрый поиск документов, их группировку по дате, номеру, названию, автору документа. Данная программа используется в учреждениях с объемом документооборота более 2000 документов в год. Этот программный продукт представляет собой окно с закладками, соответствующими основным реквизитам регистрации документов (см выше). Самая важная операция данной программы – поиск документов.
Возможны различные варианты поиска: по контексту, по номеру документа, по отдельному слову или словосочетанию. Действия пользователя системы поиска документов в данной программе сводятся к следующей цепочке операций: а) задается временной диапазон поиска (или дата документа); б) указывается тип и заголовок документа, регистрационный номер, автор документа.
Система начинает поиск заданного (-ых) документа (-ов) и при обнаружении одного или нескольких документов останавливается. Эта программа позволяет на заданную дату определить список документов с истекшим сроком исполнения. Такая функция обеспечивает эффективную работу учреждения, позволяет отслеживать неисполненные документы и выявлять причины нарушения установленных сроков исполнения. [14, с. 18-19] 2.2.2.