Обработка входящих документов. Входящие документы (т. е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку.
Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте.
Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию. Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п. На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер.
Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки: а) руководителям организации – для обязательного рассмотрения; б) структурным подразделениям – для исполнения. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль. Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса.
В Сакском городском исполнительном комитете разработан типовой образец бланк для резолюции. После рассмотрения однородных документов, секретарь на пишущей машинке вписывает в бланк фамилию, имя и отчество исполнителя документа и управленческое решение. Таким образом, на секретаря возлагается обязанность упорядочения информационного потока руководителя, ограничение его от «информационного шума». Например, на исковые заявления всегда накладывается резолюция «Семеновой Е.И. Для участия в заседании и подготовке отзыва». Руководитель может дополнить типовую резолюцию, дописав поручение или второго исполнителя собственноручно.
На документах, поступающих из вышестоящей организации и физических лиц, руководитель сам накладывает резолюцию. (Приложение 5, 5а) Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело. [20, с. 46] 2.2.3. Обработка исходящих документов Исходящими называются документы, отправляемые из организации.
Их обработка включает следующие этапы: а) составление проекта документа секретарем; б) согласование проекта документа с компетентными лицами; в) проверка правильности оформления проекта документа; г) подписание документа руководителем; д) регистрация документа; е) отправка документа адресату; ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями.
До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации.
После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. (Приложение 3а) При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа. Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. [20, с. 48] 2.2.4.