Обработка внутренних документов. Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения.
Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы: а) составление проекта документа; б) согласование; в) проверка правильности оформления; г) подписание документа руководителем; д) регистрация. На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы: а) передача документа секретарю; б) контроль его исполнения; в) исполнение; г) подшивка исполненного документа в дело. Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений.
При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю.
Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу.
Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки. 2.2.5.