Правила сокращений в текстах документов. В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений.
Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1.5-85.** Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа. Принято различать сокращения нескольких типов. 1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например.
ГУМ, ВТЭК, МВД и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.). 2.Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др. 3.Сложносокращенные слова сложного типа, например- колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д. 4.Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д. 5.Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п. 6.Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п. Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.
В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т.д. Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.
Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад. Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, заве кладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.
Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.
При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб. Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г. При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г. При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г — в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный). При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г. При ссылках в тексте на страницы, рисунки, чертежи, таблицы их следует сокращать, если они стоят при цифрах, например с.8, рис.4, черт. З. табл.5. При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч1 45 мин слово "утро" и "день" не должны употребляться.
Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: — 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится). Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %. Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например.
Минуглепром, Минобразования и др. Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами.
В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69. Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно.
ИЛ-18Д. 3.