Движение документов. внутри учреждения осуществля¬ется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения. Количество доставок доку¬ментов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии.
Экспедиция, как правило, является началь¬ным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут. Документооборот в организации необходимо учитывать. Раздельно подсчитывается количество основных документов, которое указывается в числителе, и число копий, указывае¬мое в знаменателе. Входящие, исходящие и внутренние доку¬менты учитываются путем их ежедневного подсчета в канце¬лярии: входящие — по данным регистрационных штампов, исходящие - по данным маркировальной машины, внутрен¬ние — по журналу регистрации или карточкам. Работу по организации и обработке документов учрежде¬ния, начиная с получения и до отправки, регулирует заведую¬щий экспедицией, который обязан: организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции; следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адре¬сам входящих документов; контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам.
Регистрация документов — запись по определенной форме установленных сведений о них для учета и последующего поиска.
Главным принципом регистрации является однократ¬ность — конкретный документ должен быть зарегистрирован один раз в одном месте - централизованно - в канцелярии. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания.
Необходимо регистрировать документы вышестоящих организаций (а также направляемые в их адрес) и основные внутренние документы. Документы, получаемые из других учреждений, регистрируются в том случае, если они требуют исполнения. В крупных учреждениях можно осуществлять регистрацию в структурных подразделениях. Каждое учрежде¬ние должно разработать специальный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Этот перечень утверждается службой делопроизводства.
Специаль¬ная документная информация регистрируется в особых учет¬ных формах в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах: бухгалтерские документы — в финансовых структурах, печатные издания - в библиотеках и СИФ (справочно-информационный фонд), научные отчеты — в специальных отделах НИИ, арбитражные дела — в реестрах арбитражных дел, отчеты подведомственных учреждений - в функциональных структурах учреждения. Именно они в пер¬вую очередь включаются в перечень нерегистрируемых канце¬лярией документов.
Для правильного проведения регистрации необходимы сле¬дующие основные документы: номенклатура дел; индексатор структурных подразделений; списки подведомственных учреждений; списки постоянных корреспондентов; перечень нерегистрируемых документов. Индексацией документов является проставление цифровой системы обозначения в установленном месте (в оформитель¬ской зоне), куда входят цифровое обозначение структурного подразделения, к компетенции которого относится конкрет¬ный документ, и номер соответствующего дела по номенкла¬туре. Основой индекса документа является его индивидуаль¬ный номер, присвоенный при регистрации.
Индекс 01-17-22 означает: 01 — индекс структурного подразделения, 17 — номер дела по номенклатуре, 22 — индивидуальный регистра¬ционный номер документа. Инициативный и ответный доку¬менты, как правило, сопрягаются одним индексом, который присваивается инициативному документу и дублируется в ответном. Индексационная система должна обозначаться еди¬ным видом знаков - арабскими цифрами.
Делопроизводственный индекс внутреннего документа состоит из индекса подразделения, которое готовило данный документ, и номера документа отдельно по каждому виду: приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д. Для регистрации всех видов документов (входящих, внут¬ренних, исходящих) применяется единая регистрационная карта, обеспечивающая учет, поиск и контроль исполнения документов. На одной стороне карты регистрируется входя¬щий инициативный или ответный документ, на другой — исхо¬дящий инициативный или ответный документ и внутренние документы.
При регистрации документов самостоятельно регистриру¬ется только инициативный документ-запрос, составленный данным учреждением или присланный из другого учреждения. Данные об ответе заносятся как дополнения к сведениям о запросе. В графе "Индекс" проставляется индекс регистрируемого входящего, исходящего или внутреннего документа. В графе "Дата" ставится дата подписания или поступления документа.
В графе "Корреспондент" пишется название учреждения, куда направляется или откуда поступил документ. В графе "Содер¬жание документа" указывается вид документа, его заго¬ловок. В записи об исполнении документа отражаются: решение вопроса, дата, индекс ответного документа. В случае бездоку¬ментного решения вопроса составляется компактная запись о том, как решен вопрос, кем и когда. В графу "Контрольные отметки" заносятся сведения о кон¬троле за сроками исполнения.
Допускаются варианты сочетания граф (их слияние или разделение) в зависимости от специфики работы учреждения и его делопроизводства. Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуще¬ствляется посредством вопросной картотеки, построен¬ной по производственно-отраслевой схеме, отражающей функции, участки деятельности учреждения. Применяются и другие справочные картотеки. Картотека делится на две части: неисполненные и исполнен¬ные документы. Первая часть используется для поиска инфор¬мации в процессе исполнения документа, а вторая — для поис¬ка документа по определенному вопросу.
Разделами частей картотеки могут служить исполнители-подразделения. В центральном аппарате министерств и ведомств ведутся отдельные картотеки к законодательным и нормативным актам. 2. Контроль документов. Контроль исполнения документов обеспечивает: своевре¬менное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Обязательному контролю подлежат: законодательные акты; распорядительные или нормативные документы выше¬стоящих организаций; основные документы учреждений-кор¬респондентов и собственные документы по основной дея¬тельности учреждения; предложения, заявления и жалобы граждан.
Контрольная технология включает контроль: по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполне¬ния; за формой исполнения. Контроль по существу вопроса реализует руководитель учреждения, структурного подразделения или конкретное лицо по их указанию.
Контроль за сроками и формой испол¬нения осуществляют делопроизводственный персонал, конт¬рольная служба. В этих целях контрольная служба проверяет непосредственное исполнение документа, учитывает результа¬ты контрольной работы, анализирует исполняемость и инфор¬мирует об этом руководство. Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки определяются руководи¬телями учреждений или указываются в самом документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам, устанавливаемым для определенных видов и категорий доку¬ментов.
Эти сроки разрабатываются в каждом учреждении и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Типовые сроки, как правило, должны быть ориентированы на 10 дней. Более длительные сроки устанавливаются для сложных кате¬горий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в учреждение. Сроки исполнения могут быть продлены только с согласия учреждения или лица, их установившего.
Продление сроков исполнения, если в этом есть необходимость, по получении документа должно быть оформлено не менее чем за два-три дня до истечения времени исполнения. Контроль осуществля¬ется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения осуществляется по кон¬трольным экземплярам регистрационных карт. На таких кар¬тах ставится условный контрольный знак "К" или слово "Контроль", помещаются они в контрольную картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов.
Конт¬рольная картотека делится на секции: исполняемые в течение месяца исполненные; исполняемые в более длительный срок; просроченные документы. Данные об обобщении документов по состоянию на 1-е число каждого месяца докладываются руководству учреждения. Контроль за исполнением документов, в учреждении, как правило, осуществляет инспектор по контролю. В его основ¬ные обязанности входят: проверка соответствия подготавли¬ваемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые докумен¬ты; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленный срок; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов.
Инспектор по контролю может требовать от исполнителей информацию о ходе испол¬нения документов.
Приведем некоторые основные компоненты и технологию автоматизированного контроля исполнения документов. В этом случае к контрольной работе документационных служб привлекается отраслевой вычислительный центр. Соответствующие должностные лица ВЦ проводят работу по кодированию поставленных на автоматизированный контроль документов, в частности всех обязательных рекви¬зитов РКК (регистрационно-контрольная карточка), попол¬няя ими банк данных. В свою очередь устанавливается дву¬сторонняя связь ВЦ со структурными подразделениями-исполнителями конкретного документа.
В установленный срок (квартал, месяц) ВЦ выдает подразделениям-исполни¬телям машинограммы с перечнем и сроками контролируемых документов, а исполнители сообщают в машиноориентированной форме ВЦ состояние исполнения по каждому доку¬менту. При автоматизированной форме контроля поиск необходи¬мой информации может осуществляться по формальным при¬знакам (виду документа, дате, исполнителю, корреспонденту, сроку исполнения) и по содержанию - текстовым блокам (заголовки, аннотации, части текста). В ВЦ поиск (хранение массива, поиск и выдача информации) осуществляется по¬средством совпадения формальных признаков запроса фор¬мальным признакам хранящегося в памяти ЭВМ документа.
Поиск по тексту осуществляется путем сопоставления тек¬стов запроса с текстами схожих документов. Итогом автома¬тизированного поиска является вывод искомой информации или резюме об отсутствии этой информации. 3. Технологический процесс.
Ведение технологического процесса документационного обеспечения в учреждении возлагается на канцелярию, кото¬рая обязана: обеспечить четкую организацию делопроизводст¬ва в соответствии с ЕГСДОУ и действующими нормативами; осуществлять действенный контроль за сроками исполнения документов, их качественной подготовкой и оформлением; обеспечивать своевременное рассмотрение документов, пред¬ставляемых руководству; проверять качество подготовки и оформления документов представляемых на подпись руко¬водству; обеспечивать оформление, выпуск и рассылку нор¬мативно-распорядительных документов; организовывать документационное обслуживание деятельности коллегий, постановку делопроизводства в подразделениях учреждения; запрашивать у руководителей структурных подразделений сведения о делопроизводственной работе; привлекать специа¬листов структурных подразделений к подготовке проектов документов для руководства; возвращать исполнителям документы, составленные и оформленные с отступлениями от требований документных нормативов.
Для правильной организации документов министерств и ведомств существенное значение имеют методические реко¬мендации Министерства юстиции СССР по упорядочению нор¬мативных актов (имеются в виду нормативные акты, устанав¬ливающие, изменяющие или отменяющие правовые нормы, а именно приказ министра, постановление комитета, устав, положение, правила). Основные ОРД юристы признают нормативными актами, поскольку эти акты обладают признаками правовых норм: неопределенность числа лиц, которым адресована норма (неконкретность адресата); возможность неоднократного применения этой нормы.
Управление делами, юридический отдел и канцелярия обеспечивают структурные подразделения нормативными материалами для включения в специальные сборники.
Необходимо соблюдать соответствие помещаемых в них актов актам вышестоящих организаций, а также их соответствие современным требованиям управления и эконо¬мики. В сборники включаются действующие акты, изданные с момента создания учреждения, а также акты, изданные совме¬стно с другими учреждениями.
Сборники могут носить хроно¬логический или систематический характер (предметный), что более предпочтительно. Материалы в сборниках должны по¬стоянно обновляться путем издания дополнительных томов и частей, листов, помещения вкладышей. Важным нормативом являются Методические рекоменда¬ции об организации систематизированного учета и хранения ведомственных нормативных актов. В соответствии с этим учету подлежат акты, зарегистрированные в управлении дела¬ми, канцелярии в порядке, установленном Единой государст¬венной системой документационного обеспечения управле¬ния. Учет ведется по копиям.
На каждый ведомственный нор¬мативный акт заполняется учетная карточка, которая должна содержать следующие реквизиты: номер, дату, кем принят, индекс акта по классификатору. Учетные карточки располага¬ются по хронологическому принципу. Изменения, вносимые в акт, должны быть отражены в карточках.
Учетные карточки на акты, утратившие силу, помещаются в конец картотеки, при этом текст карточки перечеркивается по диагонали. Копии ведомственных нормативных актов хранятся в мес¬те их учета. Экземпляры этих актов группируются по годам и брошюруются. Каждый такой том снабжается описью с их наименованием, датой, номером и страницей. Опись распола¬гается в начале. Порядок печатания и тиражирования служебных докумен¬тов закрепляется в инструкции по делопроизводству. Его основные положения сводятся к следующему. Рукопись дол¬жна быть тщательно отредактирована и написана в удобном для машинистки виде - ясно, разборчиво, черным или синим цветом.
В левом верхнем углу первой страницы руководитель подразделения указывает количество экземпляров, интерва¬лы, свою фамилию и номер телефона. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом, красными чернилами, возвраща¬ются исполнителю. Исходящие документы и в необходимых случаях внутрен¬ние документы печатаются на бланках, хранение которых дол¬жно соответствовать порядку хранения бланков отчетности.
В машинописном бюро можно отпечатать не более пяти экзем¬пляров одного документа. При тираже свыше пяти экземпля¬ров документы тиражируются на копировальной технике. К документам, передаваемым на размножение, прилагается бланк заказа, в котором указываются количество экземпля¬ров, дата, фамилия исполнителя, номер телефона и срок исполнения. Проверка и считка готового материала произво¬дятся исполнителем.
Дефекты машинописного исполнения исправляются в машинописном бюро. Размножению подлежат только материалы данной органи¬зации. Снятие копий с документов сторонних организаций может быть осуществлено с согласия руководства. Тиражиро¬вание документов на копировально-множительной технике допускается с разрешения начальника копировально-множи¬тельного бюро после соответствующей визы руководителя. Основные оперативные ОРД (приказы, решения коллегии, указания, распоряжения) размножаются вне очереди.
Подле¬жащие копированию документы должны быть аккуратно напечатаны на пишущей машинке на черной ленте без помарок, наклеек и вставок. После размножения на последнем листе оператор делает пометку с указанием номера; заказа, количества экземпляров и даты размножения.