Основные принципы расположения документов в деле. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.
В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Так, например, в деле с перепиской вначале помещается документ-запрос, а затем - документ-ответ. Нередко в организациях данный принцип формирования дел нарушается, формируются дела с такими заголовками, как "Входящие документы" или "Исходящие документы". При этом не учитывается то, что в деле группируются и запросы, и копии исходящих ответов на эти запросы, так как все документы данного дела - по одному вопросу и одного срока хранения. 2. Хронологический.
При соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел. Этот принцип применяется чаще всего в том случае, если дело формируется по номинальному принципу (например, приказы, протоколы). При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние документы помещаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения. 3. Нумерационный.
Данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.). Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера. Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов.
В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе. Например: Дело № 1-3. Т. 1 Приказы №№ 1-99 директора предприятия по основной деятельности Начато 02.01.2005 Окончено 20.07.2005 Дело № 1-3. Т. 2 Приказы №№ 100-150 директора предприятия по основной деятельности Начато 21.07.2002 Окончено 31.12.2002 4. Алфавитный.
При использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.
Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.
При формировании лицевых счетов в алфавитном порядке по фамилиям работников может быть заведено несколько томов этого дела. В таком случае их заголовки могут быть следующими: Дело № 5-6. Т. 1 Лицевые счета работников с буквы "А" по букву "К" на выдачу заработной платы Дело № 5-6. Т. 2 Лицевые счета работников с буквы "Л" по букву "Я" на выдачу заработной платы Говоря о принципах систематизации документов в деле, следует учитывать, что эти принципы, как правило, комбинируются.
Например, в делах с приказами, протоколами сочетаются нумерационный и хронологический принципы; в делах с обращениями граждан - алфавитный и хронологический; в делах с перепиской - вопросно-логический и хронологический. 2.4.