Вопросы: 6. Способы фиксирования документа. 24. Организация контроля за исполнением документов. 47. Реквизиты информационно-справочных документов. 6. Способы фиксирования документа. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.При этом информация всё чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники.
Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотоплёнки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.
Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изм. от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. 24.
Типовой срок исполнения таких распространённых видов документов, как с... Форма контроля выбирается в зависимости от объёма документооборота, пр... Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены д... Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного ... Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося ...
Уменьшает объем заголовка. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже леве... Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом... IV группа «Реквизиты утверждения документа» В нее входят реквизиты: 17... В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не т...
приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.
При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты. Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении) Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью. Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита. Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа» Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.
Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева). Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело» Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя.
Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена. Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке. Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ» Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных. Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине). Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер) Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа.
Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации. Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу. Список использованной литературы. 1. Румынина Л.А. «Документационное обеспечение управления»: учебник для студенческих учреждений среднего профессионального образования / Л.А. Румынина. – 6-е издание, стер М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с. ISBN 978-5-7695-5205-2 Рецензия.