Очень часто в конце деловых писем можно увидеть такую фразу:
"Заверяем вас в нашем искреннем расположении"
Она ни о чем не говорит. Во всяком случае, читатель воспринимает ее как пустую формальность. Мы никогда не говорим подобные вещи в реальной жизни. Это давно устаревшее клише.
При составлении письма вы говорите читателю, чего он может ожидать (во вступлении), потом вы говорите ему, что это такое (в основном корпусе текста), и, наконец, вы говорите ему то, о чем уже рассказали раньше (в заключительном разделе). То есть, вы трижды повторили свою информацию в виде, интересном для читателя.
Но поскольку ваши письма имеют цель, то после ознакомления с письмом ваш читатель должен точно знать, чего от него ждут или что вы предпримете вслед за своим письмом.
Это приводит нас к следующей ключевой мысли: eсли ваше письмо не предназначено для немедленных действий (например, заказа товара, как в почтовой рекламе), обязательно проконтролируйте реакцию читателя.
Человек, написавший следующее письмо, ничего не знал об этом.
"Уважаемый господин/госпожа,
В дополнение к недавним телефонным переговорам с вашей компанией мы имеем удовольствие предложить вам наш проспект для Вашего ознакомления.
Как известно вашей компании, стажировка и повышение квалификации персонала играет жизненно важную роль для успешного ведения деловых операций. В прилагаемом проспекте содержатся дополнительные сведения о курсах повышения квалификации, которые могут представлять для Вас определенный интерес, так как они создают альтернативу программам стажировки, существующим в вашей компании.
Мы будем очень признательны, если Вы свяжетесь с нами и договоритесь о встрече с целью осмотра наших помещений и оборудования для стажировки персонала. Мы можем организовать визит нашего представителя для получения дальнейшей информации о содержании и стоимости различных курсов профессиональной подготовки.
Искренне Ваш..."
Кто берет инициативу на себя? Кто управляет ситуацией?
Ясно, что в данном случае инициатива принадлежит читателю. Ему решать, обратится ли он к отправителю письма или еще подумает. Подобным письмом, вы расхолаживаете его и интерес заканчивается.
Поэтому не заканчивайте письма фразами вроде:
"Пожалуйста, не стесняйтесь звонить нам, или мы сами позвоним на следующей неделе, если от вас не будет никаких известий".
Такая концовка приемлема в письме из бухгалтерии с просьбой о своевременной оплате.
Концовка этого письма была бы гораздо более эффективной, если бы выглядела следующим образом:
"Нам будет очень приятно лично познакомиться с вами, господин Иванов.
Я свяжусь с вами в один из ближайших дней, и мы сможем обговорить все подробности, имеющие непосредственное отношение к нашей программе. Потом мы определим сроки для пробных занятий ваших сотрудников.
А пока разрешите пожелать вам... всего хорошего.
P. S. Кстати, я проверил расписание наших курсов на предстоящий период. У нас есть вакансии на программу 11 марта (через 16 дней), так что можете отметить это в своем рабочем календаре. Заранее благодарен".
Как видите, в данном случае нет никакого сомнения, кто владеет инициативой.
Это письмо действительно подталкивает читателя к окончательному решению.
Ясно, что благодаря такому способу концовки письмо немного приближает читателя к решению, а в этом и заключается наша цель.
Кстати говоря, запись чисел в цифровом виде оказывает гораздо более сильное воздействие, чем запись словами. К примеру, "25" лучше чем "двадцать пять". Поэтому смело нарушайте "правила". Если не считать начала предложений, пишите числа цифрами, а не словами. Избегайте фраз вроде "оплата производится в течение семи (7) дней". Это давно устарело и никому не нужно. Просто пишите "7", и вас поймут.
Еще один полезный прием - это две буквы Р. S., обозначающие постскриптум.
Постскриптум имеет очень важное значение. К примеру, если письмо написано на одной странице, вы обычно сразу же смотрите вниз, чтобы увидеть подпись отправителя. При этом ваш взгляд невольно задерживается на буквах Р. S.
В длинном письме - скажем, на трех или четырех страницах - постскриптум будет заключительной фразой, которая дает вам возможность донести до адресата важное сообщение, выделяющееся на основном фоне текста.
Буквы Р. S. похожи на звездочку в рекламном объявлении. Когда мы видим звездочку, то стараемся быстро прочитать текст, чтобы выяснить, к чему она относится. Это придает рекламе дополнительную силу - точно так же, как Р. S. в письме.
Вот хороший пример постскриптума в письме с обращением о приеме на работу.
Доброе утро, господин Иванов.
Сегодня Вы, вероятно, получили много писем с обращениями о приеме на работу в ответ на рекламное объявление о вакансии менеджера по продажам, помещенное в субботней газете.
Как мне убедить вас, что это письмо отличается от других? Видите ли, моя цель заключается в следующем:
* сообщить вам кое-что о себе, чтобы
* мы могли договориться о личной встрече, чтобы
* я начал вносить свой вклад в процветание компании "АВС".
Разрешите объяснить.
Хороший специалист по продажам дол-жен быть энтузиастом. Я энтузиаст. Это означает, что вы получите сотрудника, который будет работать со стопроцентной отдачей.
Хороший специалист по продажам (и вообще любой хороший специалист) должен иметь позитивный взгляд на жизнь. Я оптимист. Вы увидите, что моя улыбка отражается на лицах других людей.
А мои профессиональные навыки в сфере продаж приносят конкретную прибыль.
Хороший специалист по продажам должен быть искренним. Я искренний человек. Поэтому вы можете быть уверены, что ваши клиенты будут окружены надлежащим вниманием и заботой (об этом можно узнать также из моего послужного списка и отзывов, приложенных к письму).
Когда я буду работать с вами, господин Иванов, вы обнаружите, что моя философия заключается в короткой фразе: "Ты получаешь то, что даешь". Я готов внести свой вклад, поэтому с нетерпением ожидаю встречи с вами и возможности поработать в вашей компании.
Искренне ваш,
Р. S. Что, если я позвоню вам во вторник, и мы договоримся о личной встрече?"
Это "Р. S." содержит в себе важное сообщение. В данном случае постскриптум говорит о том, что человек, отправивший письмо, отличается от других соискателей. И это дает ему преимущество.
Можно добиться еще большего эффекта, если писать постскриптум от руки (при условии, что у вас разборчивый почерк). Это придает письму более личный оттенок.
Постскриптум имеет такое важное значение, что вы вполне можете умышленно опустить ключевой момент в тексте письма лишь для того, чтобы сохранить его для постскриптума.
С другой стороны, постскриптум можно использовать для перефразировки одного из ключевых моментов. Такой постскриптум придает письму дополнительную силу и убедительность.
При этом обратите внимание, чтобы ваше письмо не заканчивалось письма фразами вроде "с наилучшими пожеланиями", "остаюсь вашим преданным другом" и так далее.
Если вы никогда не приветствуете знакомых при встрече словами "уважаемый Сергей", то можно предположить, что вы не будете прощаться с ними словами "всецело преданный вам".
Мы опять-таки делаем это в силу привычки. А это, в свою очередь, делает наши письма тусклыми и невыразительными, похожими на все остальные.
Вместо старых, избитых фраз завершайте свои письма оригинальным способом, подчеркивающим различие между вами и авторами других писем.
Заканчивайте ваши письма фразами вроде:
Желаю вам... ...всего хорошего.
Это все равно, что начинать письмо обращением "доброе утро". Это помогает поддерживать спокойный, доверительный тон, который вы установили с самого начала.
И, наконец, это легкий и элегантный способ завершения письма. Например:
Еще раз, Алексей, было очень приятно встретиться с вами. Буду ждать вашего звонка и готовиться к совместной работе. А пока, разрешите пожелать вам... ...всего наилучшего.
Слова "а пока" позволяет непринужденно перейти к завершению письма. Вот еще несколько примеров.
Мы встретимся 15-го числа, а пока что желаю вам... ...побольше приятных минут. Вы получите нашу программу в следующую пятницу, Алексей, и я знаю, что она вам понравится. Между тем если будет что-то новое, обязательно... ...звоните мне.
Имейте в виду, что, читая письмо, человек получает два основных импульса: