Телефонограмма

Для передачи оперативной информации используются телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону. Слово "телеграмма" состоит из трех греческих корней - "теле" - далеко, "фон" - звук, "грамма" - пишу, и в переводе означает "запись сообщения на расстоянии с голо-са".

Телефонограмма оформляется в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Оформленная в соответствии со стандартом, телефонограмма приобретает юридическую силу.

Телефонограмма, как правило, содержит сообщение, извещение, оповещение или распоряжение. Если разговор по телефону - это диалог, неограниченный во времени, то телефонограмма - это письменная фиксация монолога по телефону, регламентированного во времени.

Обязательными реквизитами телефонограмм являются наименования учреждений адресанта и адресата, реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефонов, текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется по модели ГОСТ как для служебного письма, т. е. выражается предложным падежом с предло-гом "с" или "об". Например:"Об изменении времени заседания колегии"; "О прибытии участников семинара".

В целом, телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т.е. кратко, точно, однозначно, простыми предложениями.

Допускается двухчастная композиция: в первой части констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Как правило, телефонограммы излагаются от 1-ого лица.

Например:

"Сообщаем место проведения семинара..."

"Напоминаем, что срок действия Договора истекает... "

"Прошу выслать дополнительно две грузовые машины... "

Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм, которые всегда должны быть под рукой у сотрудника, принимающего и передающего телефонограммы.