Координатор на месте от БДИПЧ назначается БДИПЧ для координации всей долгосрочной и краткосрочной деятельности наблюдателей. Координатор должен давать текущую оценку того, как местное правительство предоставляет условия, необходимые для эффективного наблюдения, на протяжении всего наблюдения. Координаторы также отвечают за обеспечение понимания кодекса поведения наблюдателя БДИПЧ всеми наблюдателями.
Обязанности Координатора должны осуществляться под непосредственным контролем Отдела по выборам БДИПЧ/ Варшава, и Координатор должен поддерживать связь с БДИПЧ по всем вопросам в течение всего наблюдения.
Координатор должен также консультироваться с посольствами ОБСЕ и с работниками миссии ОБСЕ, если такая миссия существует в данной стране.
Основным партнером БДИПЧ в стране является избирательная комиссия или власти, отвечающие за администрацию выборов. Поэтому Координатор должен создать временное бюро в столице и установить контакт с соответствующими избирательными властями. Координатор также должен установить контакт с соответствующими министерствами, политическими партиями, неправительственными организациями (включая любых местных наблюдателей и группы по правам человека), национальными меньшинствами (при необходимости), средствами массовой информации и другими гражданскими организациями на уровне страны. Собранная информация должна быть документирована с согласия источника и впоследствии может быть включена в заключительный отчет.
Координатор должен сделать короткое пресс-сообщение по приезду в страну, включая короткое описание Мандата наблюдения за выборами БДИПЧ и контактную информацию. Координатор должен всегда подчеркивать непредвзятость наблюдательной миссии и заинтересованность миссии принимать комментарии о процессе выборов или других аспектах ситуации, касающейся прав человека, связанных с выборами.
Координатор должен поддерживать деятельность международных наблюдателей посредством:
полного брифинга об избирательных процедурах и правилах, а также о критических вопросах, касающихся выборов;
подготовления соответствующих проверочных списков и форм для использования долго- и краткосрочными наблюдателями;
плана дислокации, который обеспечивает репрезентативную выборку страны в день выборов;
послевыборного дебрифинга, который послужит базой для послевыборного заявления и заключительного отчета.