Вирішення адміністративних справ за зверненням громадян, а саме розгляд звернень громадян, здійснюється в певній послідовності, яку в літературі, що висвітлює процесуальні відносини, прийнято називати стадіями провадження. Такими стадіями провадження за зверненнями громадян, у загальному вигляді є:
1) подання громадянином звернення та прийняття його до розгляду органом владних повноважень або його посадовою особою;
2) розгляд справи;
3) ухвалення рішення;
4) перегляд рішення у зв'язку з його оскарженням або оп-ротестуванням;
5) виконання рішення.
На стадії подання громадянином звернення та прийняття його до розгляду органом владних повноважень або його посадовою особою, яка веде діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, здійснюється ціла низка певних дій — процесуальних процедур, а саме:
— орган, посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, перевіряють, чи дотримані усі вимоги до звернення, передбачені статтями 4, 5, 17 Закону України «Про звернення громадян». Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження;
— для забезпечення громадянином безперешкодної можливості звертатися до органів владних повноважень із пропозиціями, заявами і скаргами встановлюється і на законодавчому рівні закріплюється1 особистий прийом громадян. Такий прийом обов'язково здійснюють керівники та інші посадові особи. Прийом проводиться у зручний для громадян час за місцем їх роботи і проживання, регулярно у встановлені дні та години. Графіки прийому доводяться до відома громадян. У разі неможливості вирішення на особистому прийомі порушеного у зверненні питання, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення;
— забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, стать, вік, віросповідання, національність, незнання мови тощо.
На стадії розгляду справи за зверненням громадян з метою прийняття обгрунтованих рішень активно діють як особи, що надіслали пропозицію, заяву, скаргу, так і особи, що їх розглядають (органи владних повноважень, їх посадові особи).
Особи (громадяни), що надіслали пропозицію, заяву, скаргу, мають право:
— особисто викладати аргументи, давати пояснення, здійс
нювати усні й письмові обґрунтування особі, що перевіряла
пропозицію, заяву чи скаргу;
— брати участь у перевірці заяви чи скарги, знайомитися з матеріалами перевірки та бути присутніми при їх розгляді;
— вимагати винесення рішення про відшкодування збитків у зв'язку з порушенням вимог встановленого порядку розгляду звернень;
1 Див.: ст. 22 Закону «Про звернення громадян»; пункт 2.3 Указу Президента України «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів» від 14 квітня 2004 p.; п. 2 Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.