ПРОВАДЖЕННЯ ЗА ЗВЕРНЕННЯМ ГРОМАДЯН

 

документа і на реєстраційних формах робиться позначка «ПОВ­ТОРНО» і підбирається все попереднє листування¹.

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації звер­нень, картка (журнал) обліку особистого прийому (додатки до Інструкції № 1, 2, 3) ведуться відповідно до Вказівок щодо запов­нення реєстраційно-контрольної картки (КК), журналу реєстра­ції пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян (додаток № 4 до Інструкції).

У разі коли за результатами звернення потрібно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позна­чається словом «КОНТРОЛЬ» або літерою «К».

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні від­повіді, з контролю не знімаються. Тільки по закінченні прова­дження і остаточного вирішення питання за зверненням за рі­шенням посадової особи, яка прийняла рішення про контроль, звернення знімається з контролю.

У разі коли за результатами розгляду звернень громадян даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту останньому аркуші або в окремій довідці.

Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, щороку до 15 січня готують для керівників організа­цій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок.

Посадові особи чи підрозділи службового апарату, які ве­дуть діловодство за зверненням громадян, централізовано фор­мують справи, картотеки, банк даних. Тому усі пропозиції, за­яви, скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми повертаються посадовим особам чи підроз­ділам, які ведуть діловодство за зверненням громадян. Форму­вання і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщують у справах у хронологічному або ал­фавітному порядку. Під час оформлення справ перевіряється

правильність віднесення документів до справи, їх комплект­ність. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторно пропозицій, заяв, скарг або появи додаткових документів вони підшиваються до даної гру­пи документів.

Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається керівниками організацій, переліками документів і номенклатурами справ. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання справ за зверненнями громадян, однак за рі­шенням експертної комісії, яке затверджується керівником ор­ганізації, термін зберігання може бути збільшений.

Справи, що підлягають постійному зберіганню, передають­ся до архівного підрозділу організації через два роки після за­вершення діловодства з ними. Справи, що підлягають тимчасо­вому зберіганню, — до десяти років, передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Відповідальність за схоронність документів за пропозиція­ми, заявами і скаргами покладається на керівників, інших по­садових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов'язків.

¹ Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях грома­дян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм влас­ності, в засобах масової інформації: Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1977 р. № 348 // Офіційний вісник України. — 1997. — № 16. - Ст. 86-89.