В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года № 442 «О государственных наградах Российской Федерации» ходатайства о награждении государственными наградами возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений, организаций частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности, органами местного самоуправления, которые направляют ходатайства о награждении государственными наградами соответствующим главам республик, главам администраций краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов или в федеральные органы государственной власти по согласованию с соответствующими главами республик, главами администраций краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.
Порядок возбуждения ходатайств о награждении государственными наградами работников федеральных органов государственной власти, федеральных государственных органов, военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов Российской Федерации, судей, работников органов прокуратуры Российской Федерации, а также гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации определяется соответствующими федеральными органами государственной власти и федеральными государственными органами.
Так, например, Министерством обороны РФ определен порядок поощрения ведомственными Почетными грамотами [149], Министерством внутренних дел РФ – порядок награждения именным оружием [150].
Ходатайства о поощрении оформляется в качестве специального представления, в котором содержится обоснование о целесообразности поощрения (награждения) работника (основания поощрения). Представление к государственным наградам должно иметь форму наградного листа, которая утверждена Указом Президента Российской Федерации от 25 ноября 1994 года № 2119 «Об утверждении форм наградного листа для представления к награждению государственными наградами Российской Федерации»[151].