Окремі види зовнішньоекономічних договорів (контрактів) з 22 листопада 1994 р. підлягають обліку (реєстрації) в МЗЕЗ-торзі України та уповноважених ним органах відповідно до Указу Президента України "Про облік окремих видів зовнішньоекономічних договорів (контрактів) в Україні" від 7 листопада 1994 р. (в редакції від 17 листопада 1994 р.)1. Встановлений порядок обліку (реєстрації) контрактів виконує декілька функцій, зокрема сприяє контролю за надходженням валютної виручки в Україну. Основними засадами запровадженого порядку реєстрації договорів є наступні:
1) для реєстрації контракту не обов'язкова наявність товару;
2) контракт реєструється після його укладення;
3) не встановлено обмежень щодо обсягу угод;
4) передбачено порядок реєстрації бартерних операцій;
5) контракт має обмежувальний характер, якщо Україна відповідає за контрактом як держава.
Реєстрації підлягають зовнішньоекономічні договори (контракти), укладені суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності України всіх форм власності, предметом яких є товари, зазначені в переліках, що затверджуються в установленому порядку МЗЕЗторгом України. До них належать:
товари, відносини з реекспорту яких регулюються чинним законодавством України та міжнародними договорами України;
товари походженням з України, щодо яких міжнародними договорами України передбачені добровільні обмеження експорту з метою запобігання демпінгу;
товари походженням з України, щодо яких здійснюються антидемпінгові процедури;
товари походженням з України, імпорт яких до інших держав квотується, контингентується, ліцензується відповідно до законодавства цих держав або нормативних актів економічних угруповань, митних союзів;
товари походженням з України, експорт яких здійснюється у рамках бартерних (товарообмінних) операцій чи операцій із зустрічної торгівлі.
Для реєстрації зовнішньоекономічного договору (контракту) суб'єкт господарювання, який є стороною контракту, подає до компетентних органів такі документи:
інформаційну карту зовнішньоекономічного договору (контракту) за формою та порядком заповнення, що встановлюється МЗЕЗторгом України;
оригінал зовнішньоекономічного договору (контракту) та його копію, завірену в установленому порядку керівником суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності. У разі, якщо зовнішньоекономічний договір (контракт) підписаний фізичною особою, його копія засвідчується в установленому порядку;
документ про оплату послуг за реєстрацію цього договору.
Якщо суб'єкт зовнішньоекономічної діяльності України, який звернувся за реєстрацією, доручає виконання зовнішньоекономічного договору (контракту) іншому суб'єктові зовнішньоекономічної діяльності України, подаються також оригінал договору доручення та його копія, завірена в установленому порядку керівником суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності. У разі потреби органи реєстрації можуть вимагати інші необхідні документи.
За підсумками розгляду орган реєстрації ухвалює рішення про реєстрацію зовнішньоекономічного договору (контракту) або про відмову в такій реєстрації з підстав, передбачених Положенням про порядок реєстрації окремих видів зовнішньоекономічних договорів (контрактів). Документом, що підтверджує реєстрацію договору, є картка реєстрації-обліку зовнішньоекономічного договору (контракту). Вона видається суб'єктові господарювання України у двох примірниках, один із яких залишається у суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності України. Другий примірник суб'єкт господарювання подає до митних органів, де він і залишається після митного оформлення відповідних товарів. Картка дійсна для митного оформлення товарів, що є предметом відповідного договору (контракту), до кінця поточного календарного року і втрачає чинність після здійснення митного оформлення товарів, що експортуються, в повному обсязі, передбаченому договором (контрактом).
Для окремих видів договорів (контрактів) передбачені інші умови реєстрації. Наприклад, здійснення державної реєстрації договорів (контрактів) про виробничу кооперацію, спільне виробництво та інші види спільної інвестиційної діяльності за участю іноземного інвестора, порядок подання документів для цього та їх розгляд регулює Положення про порядок державної реєстрації договорів (контрактів) про спільну інвестиційну діяльність за участю іноземного інвестора, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від ЗО січня 1997 р.1.
Відповідно до цього Положення реєстрації підлягають договори про вказані види спільної діяльності, яка не пов'язана зі створенням юридичної особи. Державну реєстрацію здійснюють МЗЕЗторг та уповноважені ним органи. Реєстрація є підставою для здійснення іноземної інвестиції за такими договорами відповідно до статей 23 та 24 Закону України "Про режим іноземного інвестування". Реєструвати договір може учасник або уповноважена особа. Вона подає такі документи: 1) лист-звернення про державну реєстрацію договору (контракту); 2) інформаційну картку договору (контракту) за формою, що встановлює МЗЕЗторг, 3) оригінал і копію договору (контракту), засвідчені в установленому порядку; 4) засвідчені копії установчих документів суб'єкта (суб'єктів) зовнішньоекономічної діяльності України та свідоцтва про його державну реєстрацію як суб'єкта підприємницької діяльності; 5) витяг із торговельного, банківського або судового реєстру тощо, який засвідчує реєстрацію іноземної юридичної особи (нерезидента) в країні її місцезнаходження. Зазначений документ повинен бути засвідчений відповідно до законодавства країни його видачі, складений українською мовою та легалізований у консульській установі України, якщо міжнародними договорами, в яких бере участь Україна, не передбачено інше. Цей документ може бути засвідчений також у посольстві відповідної держави в Україні та легалізований у Міністерстві закордонних справ України; 6) відповідний дозвіл (ліцензію), якщо згідно із законодавством України цього вимагає діяльність, що передбачається договором (контрактом); 7) документ про оплату послуг за державну реєстрацію договору (контракту).
Органи державної реєстрації можуть вимагати й інші документи. Подані документи розглядають протягом 20 календарних днів, починаючи з дати фіксації у журналі обліку державної реєстрації договорів (контрактів). У результаті розгляду приймається рішення про реєстрацію договору або відмову у реєстрації. Відмова може бути оскаржена у судовому порядку. Картка державної реєстрації договору (контракту) та спеціальна відмітка про реєстрацію на договорі (контракті) підтверджують факт реєстрації. Вона видається суб'єкту зовнішньоекономічної діяльності у трьох примірниках. Перший подається до митних органів для митного оформлення майна, другий — до податкових органів, третій залишається у суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності України. Зазначене Положення передбачає й можливість оформлення дубліката картки у разі втрати оригіналу.