Відповідно до ст. 9 Закону України від 1 липня 2004 року №1955-IV «Про транспортно-експедиторську діяльність», зі змінами та доповненнями, перевезення вантажів супроводжується товарно-транспортними документами, складеними мовою міжнародного спілкування залежно від обраного виду транспорту або державною мовою, якщо вантажі перевозяться в Україні.
Такими документами можуть бути:
— авіаційна вантажна накладна (Air Waybill);
— міжнародна автомобільна накладна (CMR);
— накладна СМГС (накладна УМВС);
— коносамент (Bill of Lading);
— накладна ЦІМ (CIM);
— вантажна відомість (Cargo Manifest).
Накладна є обов'язковою двосторонньою письмовою формою угоди на перевезення вантажу, яка укладається між відправником та залізницею на користь третьої сторони - одержувача. Накладна одночасно є договором застави вантажу для забезпечення гарантії внесення належної провізної плати та інших платежів за перевезення. Накладна супроводжує вантаж на всьому шляху перевезення до станції призначення, де видається одержувачу разом з вантажем.
Перевізні документи, оформлені відправником в паперовому вигляді, перевіряються начальником станції або уповноваженим ним працівником станції у разі надання згоди на навантаження на місцях загального користування. Перевіркою встановлюються: наявність плану (місячного або додаткового) на перевезення, відсутність заборон і обмежень у даному напрямку перевезення, правильність заповнення бланків перевізних документів відповідно до правил оформлення перевізних документів, наявність необхідних додаткових супровідних документів та документів дозвільного характеру на відправлення вантажу контролюючих органів, необхідність одержання яких передбачено законами України.