На всіх працівників, які працюють більше 5 днів, заводиться трудова книжка. Вона є основним документом про трудову
діяльність працівника. Порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затв. наказом Мінпраці України, Мінюсту України і Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 р. № 58. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, в тому числі на працівників, які є співвласниками (власниками) підприємств, фермерських господарств, сезонних та тимчасових, позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню, а також на працівників, які працюють за трудовим договором у фізичної особи.
Заповнення трудової книжки вперше провадиться роботодавцем не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу працівника. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.
До трудової книжки заносяться:
1) відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові,
дата народження;
2) відомості про прийняття на роботу із зазначенням дати
прийняття і посади чи виду роботи, переведення на іншу пос
тійну роботу, звільнення із зазначенням підстави і дати звіль
нення;
3) відомості про нагородження державними нагородами та
відзнаками України, а також про заохочення, які передбаченні
правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами та
положеннями про дисципліну;
4) відомості про відкриття, на які видані дипломи, про ви
користані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про вип
лачені у зв'язку з цим винагороди.
До трудової книжки не заносяться дисциплінарні стягнення, які накладаються на працівника, відомості про тимчасові переведення, а також премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер. Усі записи у трудовій книжці вносяться роботодавцем після видання відповідного наказу не пізніше тижневого строку, а про звільнення — у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу і нормі закону. Записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою.
Обов'язок із забезпечення ведення на підприємстві трудових книжок покладається на роботодавця. Він зобов'язаний постійно мати у наявності необхідну кількість бланків трудових книжок. Вартість бланка трудової книжки роботодавець має право стягнути з працівника. Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства протягом усього часу дії трудо-
вого договору і видається працівнику належно оформленою у день його звільнення.
Останнім часом, крім трудової книжки, на кожного працівника заводиться ще й страхове свідоцтво. Відповідно до законодавства України про загальнообов'язкове державне соціальне страхування підставою для здійснення виплат із соціального забезпечення є не трудовий стаж, а страховий стаж, тобто період, протягом якого особа підлягає загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню та сплачувала або за неї сплачувались страхові внески.
Тому не виключено, що з часом трудова книжка втрача"тиме своє значення і буде повністю замінена на страхове свідоцтво.
Страхове свідоцтво є єдиним для всіх видів загальнообов'язкового державного соціального страхування документом суворої звітності, що підтверджує право застрахованої особи на одержання послуг та матеріального забезпечення за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням.
Свідоцтво видається кожній особі, яка підлягає будь-якому виду загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Страхове свідоцтво зберігається у застрахованої особи. Воно пред'являється у разі одержання послуг та матеріального забезпечення за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, укладення трудового договору (контракту), договору цивільно-правового характеру, предметом якого є виконання робіт та надання послуг, під час прийому на навчання, а також в інших випадках, передбачених законодавством.