Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність укладається на додаток до трудового договору з метою конкретизації обов'язків роботодавця та працівника щодо забезпечення збереження цінностей
Такий договір може бути укладений лише за наявності всіх умов, передбачених КЗпП, а саме
1) якщо виконувана працівником робота безпосередньо пов'язана зі зберіганням, обробкою, продажем, перевезенням чи застосуванням в процесі виробництва цінностей,
2) якщо цінності були передані працівнику;
3) якщо виконувана працівником робота передбачена спе
ціальним переліком, затв. постановою Держкомпраці СРСР і
ВЦРПС від 28 грудня 1977 р. № 447/24.
4) якщо працівник на момент укладення такого договору
досяг 18-річного віку.
Недотримання однієї з вказаних умов має наслідком недійсність умов договору про повну матеріальну відповідальність працівника.
Перелік посад і робіт, котрі заміщуються чи виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм на збереження, обробку, продаж (відпуск), перевезення або застосування в процесі виробництва, складається з двох частин. В першій зазначені посади працівників, з якими можуть укладатись договори про повну матеріальну відповідальність (наприклад, завідуючі касами, завідуючі магазинами тощо). В другій наводяться роботи, на виконання яких може укладатись договір про повну матеріальну відповідальність (наприклад, роботи з прийому від населення всіх видів платежів і видачі грошей через касу тощо). Якщо ні посада, ні роботи, виконувані працівником, не передбачені переліком, укладений про повну матеріальну відповідальність договір не має жодного юридичного значення.
Матеріально-відповідальний працівник не несе відповідальності за п. 1 ст. 134 КЗпП, якщо шкода завдана не з його вини.
Якщо працівником, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність, завдано шкоду роботодавцю діяннями, які виходять за межі договору, він нестиме матеріальну відповідальність (обмежену чи повну) на загальних підставах.
У разі, якщо виконання обов'язків з обслуговування матеріальних цінностей становить основну трудову функцію працівника (про таку істотну умову працівник попереджається при укладенні трудового договору), та відповідно до законодавства з ним повинен укладатись договір про повну матеріальну відповідальність, відмова вщ_укладення такого договору має наслідком припинення трудового договору за п. 1 ст. 40 КЗпП, якщо працівник відмовився від переведення на інше робоче місце або ж якщо такого місця на підприємстві немає.