ГЛАВА II. ПОРЯДОК РАБОТЫ С КОНФЕДЕНЦИАЛЬНЫМИ СВЕДЕНИЯМИ О РАБОТНИКЕ

ГЛАВА II. ПОРЯДОК РАБОТЫ С КОНФЕДЕНЦИАЛЬНЫМИ СВЕДЕНИЯМИ О РАБОТНИКЕ. Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известны е только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования». Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инс трукцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:  назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;  порядок подготовки и размножения документов;  отдельную регистрацию документов;  формирование дел;  организацию выдачи и хранения документов;  проверку наличия документов;  архивное хранение и поряд ок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа. Размножение конфиденциальных документов производится:  с разрешения руководства предприятия;  с ограниченным количеством копий;  в специально выделенном помещении;  в присутствии должностного лица, ответственного за документ;  с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов». Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист. Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных докум ентов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов». При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата. При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:  изъятие конфиденциальных документов из дел; &# 61485; перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;  несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса. Конфиденциальный документ личный состав регистрационный индекс.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации. При установлении факта утраты конфиденциального документа: &#6148 5; ставится в известность руководитель предприятия:  служба безопасности;  принимаются меры к розыску документа. На утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов». Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения или уничтожения.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированн ый доступ. Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. 2.1.