Основные формы делового общения

Основные формы делового общения. Деловой разговор - контакт людей в устной форме, касающийся деловой деятельности и ее различных аспектов: производственного, творческого и иных направлений.

Он не обязательно должен осуществляться посредством личного общения, могут применяться и технические средства, например телефон, Интернет, видеотехника и др. Деловой разговор обязательно имеет предмет, касающийся определенной ситуации в производственной, управленческой или другой сфере.

Как правило, одна из сторон общения запрашивает у другой информацию, интересующую ее по тому или иному вопросу.

В свою очередь другая сторона предоставляет ее по мере возможностей. Деловой разговор должен иметь конечную цель. По его итогам производится принятие решений или достигаются соглашения, договоренности. Также предпринимаются заранее обговоренные, согласованные действия. Деловая беседа существенно отличается от делового разговора. Она предполагает рассмотрение в течение более длительного периода времени каких-либо проблем, которые определены заранее.

Кроме того, деловая беседа возможна т олько при непосредственном контакте ее участников. Две основные формы деловой беседы: диалог и многостороннее деловое общение. Но они характерны для демократичных руководителей, которые прислушиваются к мнениям и суждениям своих подчиненных. Авторитарный лидер использует в основном форму монолога, так как не считает необходимым выслушивать мнения работников. Такие выступления чаще всего превращаются в отчет или подведение итогов.

При этом не предполагается участие в такой "беседе" остальных сотрудников. Деловая беседа не может обходиться без анализа существующей проблемы или ситуации, в которую попала организация. В ее процессе выясняются мнения сотрудников на этот счет, их взгляд на всю ситуацию. Также происходит выяснение настроений среди партнеров организации или потребителей продукции. После получения всей этой информации руководитель вырабатывает решение, приемлемое в данной ситуации, учитывая интересы и мнения всех сторон, участвующих в деловой беседе. Организация деловой беседы должна быть проведена на достаточно высоком уровне.

Это требует определенной подготовки: выбора места и времени ее проведения, состава ее участников, ограничения по времени, список вопросов, а также стремление достичь желаемого результата, который и является целью. Без этого деловая беседа станет просто разговором нескольких лиц на деловые темы. Деловое совещание носит официальный характер.

Оно может принимать различные формы: личная встреча, селекторное совещание, электронная конфере нция и т.д. Главная цель делового совещания - выработка и подготовка к выполнению решений в сфере управления. К ним относятся решения по поводу разработки планов, организационные вопросы, проблемы изменения структуры фирмы, разработка системы мер стимулирования, способы устранения недоработок и недостатков в ходе выполнения задач, контроль, учет и т.д. Совещание тоже требует немалых усилий по его подготовке.

Так же, как и в ходе приготовления к деловой беседе, определяются состав участников, вопросы, время пр оведения и т.д. Управлять ходом совещания должен руководитель. Сперва заслушивается и принимается к сведению вся имеющаяся у сторон информация, а затем на ее основе принимается решение. Утверждать принятое по результатам совещания решение может только руководитель и никто более. Деловые переговоры - это особая форма совещания. Существует ряд их отличительных признаков.  В деловых переговорах принимает участие не менее двух сторон, каждая из которых преследует свои интер есы;  Согласование по результатам переговоров интересов является главной их целью;  После проведения переговоров результат обязательно фиксируется в каком-либо юридическом документе [4, с. 211]. 2. Коммуникационные стили делового общения У каждого человека есть свой коммуникационный стиль работы, который представляет собой манеру общения и способы поведения, используемые им в процессе коммуникационного взаимодействия с работниками компании или со своими последователями.

Существует огромное кол ичество классификаций этих стилей, их разнообразных смешений и оттенков.

Их знание может помочь в выборе способа поведения с другими людьми, а также помогает понять действия другого человека, придерживающегося того или иного стиля. «Межличностные коммуникации измеряются при помощи степени открытости в процессе коммуникации и адекватности обратной связи.

Открытость в коммуникации предполагает степень открытости человека во время общения для того, чтобы в отве т увидеть реакцию собеседников, с помощью которой можно понять их отношение к своему руководителю, к его действиям». Адекватность обратной связи показывает меру, которая допускается человеком, когда он делится частью своих чувств и мыслей. Если составить схему при помощи этих измерений, расположив по вертикали открытость при коммуникации, а по горизонтали - адекватность обратной связи, то получим пять стилей межличностной коммуникации.

Коммуникационный стиль, расположенный в верхнем левом квадранте под номером 3 называ ется «открытие себя». Открытость другим людям очень высока, но одновременно мы видим низкой уровень обратной связи. Человек, использующий этот стиль, в первую очередь хочет привлечь к себе внимание других сотрудников, при этом ожидая от них определенной реакции на свои действия. Но эта самая реакция остается без обратной связи со стороны начальника, т. е. нет адекватности ответа на его поведение.

Такой человек концентрирует внимание только на себе и очень болезненно воспринимает негативное поведение других в отве т на его действия. Это становится причиной сильных эмоций, которые будут только мешать налаживанию отношений между руководителем и его подчиненными в коллективе. Этот стиль может подходить для определенного лидера, а точнее, для ситуативного «лидера-знаменосца». Роль этих лидеров заключается в том, чтобы в сложной ситуации мобилизовать людей, направить их работу в эффективное русло, сплотить их, а затем незаметно «уйти», чтобы организация развивалась дальше без их активного участия.

Коммуникационный стиль, расположенный во втором к вадранте, называется «реализация себя». Максимальными являются и открытость, и обратная связь. Этот стиль - самый подходящий для обеспечения прочности и надежности положения человека как лидера. Однако он применим не во всех случаях, о чем всегда нужно помнить. Причиной отказа могут служить некоторые факторы.

Но в целом, придерживающийся этого стиля, добивается гораздо больших успехов в управлении организацией, чем многие другие. Стиль в третьем квадранте - «зам ыкание в себе». Это обратный стиль «реализации себя». Характеризуется низким уровнем открытости и обратной связи. Этот руководитель «изолирует» себя от окружающих, поэтому часто они не могут получить полного представления о нем. Такой стиль свойствен для интровертов, направленных «внутрь» себя, а не «вовне». Такой человек не показывает открыто не только своих эмоций и чувств, но и часто не хочет делиться своими идеями и мнениями по тому или иному вопросу.

Авторитет такого человека вряд ли будет очень высок, поэт ому он никогда не сможет стать настоящим лидером всего коллектива Стиль в четвертом квадранте, характеризующийся низкой степенью открытости окружающим, но высоким уровнем обратной связи, называется «защита себя». Этот стиль используется для того, чтобы лучше познать окружающих людей, научиться оценивать их, предвидеть их поступки.

Такой лидер не любит распространять информацию о себе, но в то же время предпочитает узнавать ее от других людях. В то же время он закрыт для обсуждения своих качеств с другим человеком, о собенно если эти качества не являются положительными. Этот стиль, как правило, наблюдается у незаурядных, харизматических лидеров и руководителей. В середине расположен стиль под названием «торговля за себя». У них нет крайностей. Оба показателя умеренные.

Такие люди неплохо ориентируются в ситуации, прислушиваются к чужим мнениям и мыслям, стараются показывать только лучшие свои качества. О них создается благоприятное впечатление других людей, и они признают такого человека своим лидером. 3. Деловые переговоры как основная форма делового общения 3.1.