Объединение документов

Данная процедура используется для объединения исправлений нескольких рецензентов в один документ.

• Во вкладке Рецензирование в группе Сравнить нажмите кнопку Сравнить и выберите команду Объединить ( рис. 7.54)

Рис. 7.54.Объединение двух документов

• В окне Объединение документов версий в поле Исходный документ укажите исходный документ. Если объединение ведется с открытым документом, как это обычно делается, то его имя можно выбрать в раскрывающемся списке ( рис. 7.55).

Рис. 7.55.Выбор исходного документа

• В поле Измененный документ выберите документ, исправления которого нужно объединить с уже открытым документом. Если файл документа находится в списке последних файлов, его можно выбрать в раскрывающемся списке. В других случаях выберите в раскрывающемся списке параметр Обзор или нажмите рядом расположенную кнопку. В окне Открытие документа перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните по его значку ( рис. 7.56).

Рис. 7.56.Выбор документа для объединения исправлений

• Если не отображается область параметров сравнения, нажмите кнопку Больше ( рис. 7.57).

Рис. 7.57.Отображение области параметров сравнения

Укажите параметры сравнения документов ( рис. 7.58). Рядом с Показывать изменения выберите отображение изменений на уровне знаков или на уровне слов. По умолчанию приложение Word отображает исправления целыми словами. Например, если слово "документ" было заменено словом "документы", то в качестве внесенного исправления будет показано все слово, а не буква "ы".

В группе Показать изменения установите переключатель в исходном документе.

Следует иметь ввиду, что параметры, выбранные в области Больше, будут использоваться по умолчанию в следующий раз.

Рис. 7.58.Выбор параметров сравнения

• При необходимости можно поменять местами исходный и измененный документ. Для этого в окне Объединение документов (см. рис. 7.58) нажмите кнопку Поменять документы местами.
• Нажмите кнопку ОК.
• Хранить можно только один набор изменений форматирования, поэтому при объединении нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа ( рис. 7.59). Выберите нужный вариант и нажмите кнопку Продолжить слияние. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Объединение документов (см. рис. 7.58) снимите флажок Форматирование.

Рис. 7.59.Запрос на выбор форматирования при объединении документов

• В окне будет отображен исходный документ с исправлениями и примечаниями из обоих документов ( рис. 7.60).

Рис. 7.60.Результат объединения двух документов

Повторите указанные действия для добавления исправлений и примечаний из других документов ( рис. 7.61).

Рис. 7.61.Результат объединения нескольких документов

С полученным таким образом документов можно работать как с обычным документом, содержащим исправления. Принимать и отклонять исправления в этой ситуации удобнее в области просмотра исправлений. Файл со всеми исправления можно сохранить и в последующем продолжить принимать и отклонять исправления.