Лекция 8. Тема: Примечания и исправления документов

Лекция 8. Тема: Примечания и исправления документов

Работа с примечаниями

Уровень 1. О примечаниях

Примечания используют для комментирования документов, добавления к ним замечаний, предложений, рекомендаций и т.д. При этом текст самого документа остается неизменным. Примечание - заметка, добавленная автором или рецензентом в документ. Примечание можно добавить к тексту, рисунку, другому объекту.

Для работы с примечаниями обычно пользуются вкладкой Рецензирование.

Вставка примечания

• Выделите текст или элемент, с которым требуется связать примечание
• В группе Примечания вкладки Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание.
• В выноске введите текст примечания ( рис. 7.1).

Рис. 7.1.Создание примечания

К одному фрагменту документа может быть создано несколько примечаний, в том числе и разными рецензентами.

Можно создать ответ на примечание.

• Установите курсор в примечание, на которое требуется ответить,
• В группе Редактирование вкладки Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание
• В выноске введите текст примечания.

В документе фоном будет выделен тот же фрагмент, для которого создано первое примечание. В выноске примечания после инициала рецензента будет добавлена буква R и номер примечания, для которого создан ответ ( рис. 7.2).

Рис. 7.2.Ответ на примечание

Просмотр примечаний

Скрытие и отображение примечаний

Для отображения и скрытия примечаний используют кнопку Показать исправления группы Отслеживание вкладки Рецензирование. Щелкните по кнопке и установите или снимите флажок Примечания ( рис. 7.3).

Рис. 7.3.Отображение и скрытие примечаний

Кроме того, для отображения примечаний к документу в раскрывающемся списке Отобразить для проверки группы Отслеживание вкладки Рецензирование должен быть выбран параметр Исправления в измененном документе или Исправления в исходном документе ( рис. 7.4).

Рис. 7.4.Отображение примечаний

Настройка отображения примечаний

Для настройки цветов примечаний нажмите кнопку Исправления в группе Отслеживание вкладки Рецензирование и выберите команду Параметры исправлений (… Рис. 7.13.Настройка параметров выносок примечаний

Уровень 1. Удаление примечаний

Удаление одиночных примечаний

Для удаления примечания щелкните правой кнопкой мыши по его выноске, записи о нем в области просмотра исправлений или по фрагменту документа, для которого оно создано, и в контекстном меню выберите команду Удалить примечание ( рис. 7.20).

Рис. 7.20.Удаление примечания

Уровень 2. Удаление всех примечаний

Можно удалить сразу все примечания в документе или все отображаемые примечания (для этого надо выбрать рецензентов, чьи примечания будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Удалить примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование ( рис. 7.22) и выберите нужную команду.

Рис. 7.22.Удаление всех примечаний

Работа с документом в режиме записи исправлений

Уровень 1. О записях исправлений

При работе с документом возникают ситуации, когда необходимо вносить исправления так, чтобы оставался и старый вариант документа.

Для работы с исправлениями пользуются вкладкой Рецензирование.

Если средство записи исправлений включено, то каждый вставленный или удаленный элемент, перемещение абзацев и изменение форматирования, сделанные рецензентом, записываются. При просмотре исправлений их можно принять или отклонить.

Включение и выключение режима записи исправлений

Признаком включенного режима является нажатая (яркая) кнопка Исправления группы Отслеживание вкладки Рецензирование и текст индикатора записи… Рис. 7.23.Режим записи исправлений

Просмотр исправлений

Скрытие и отображение исправлений

Рис. 7.24.Отображение и скрытие исправлений Кроме того, в раскрывающемся списке Отобразить для проверки группы Отслеживание вкладки Рецензирование можно…

Просмотр всех примечаний

В режиме отображения документа Черновик и Структура в документе отображаются и вставленные, и удаленные фрагменты, на поле страницы против строк,… Рис. 7.27.Отображение исправлений в режиме отображения Черновик

Настройка отображения исправлений

По умолчанию удаленный фрагмент в документе помечается зачеркиванием, добавленный - подчеркиванием, перемещенный - двойным зачеркиванием,… Для настройки способа пометки исправлений нажмите кнопку Исправления в группе… В окне Параметры исправлений ( рис. 7.34) настройте формат и особенности пометки исправлений.

Уровень 1. Принятие и отклонение исправлений

Принятие и отклонение одиночных исправлений

Для принятия или отклонения исправления щелкните правой кнопкой мыши по его выноске, записи о нем в области просмотра исправлений или по измененному… Рис. 7.36.Принятие и отклонение исправления

Уровень 2. Принятие и отклонение всех исправлений

Можно принять сразу все исправления в документе или все отображаемые исправления (для этого надо выбрать рецензентов, чьи исправления будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Принять группы Изменения вкладки Рецензирование и выберите нужную команду ( рис. 7.38).

Рис. 7.38.Принятие всех исправлений

Аналогично, можно отклонить сразу все исправления в документе или все отображаемые исправления (для этого надо выбрать рецензентов, чьи исправления будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Отклонить группы Изменения вкладки Рецензирование и выберите нужную команду ( рис. 7.39).

Рис. 7.39.Отклонение всех исправлений

Уровень 3. Удаление сведений о примечаниях и исправлениях

Все примечания и исправления содержат информацию об имени рецензента, а также дате и времени создания примечания или внесения изменения. Эту информацию можно удалить. Следует иметь в виду, что одновременно будут удалены и другие личные данные о документе (имя автора, название организации и т.п.)

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем команду Инспектор документов ( рис. 7.40).

Рис. 7.40.Переход к Инспектору документов

• В окне Инспектор документов установите флажок Свойства документа и личные сведения ( рис. 7.41) и нажмите кнопку Проверить.

Рис. 7.41.Поиск свойств и личных сведений

• При обнаружении искомой информации появится соответствующее сообщение ( рис. 7.42). Нажмите кнопку Удалить все. Следует иметь ввиду, что отменить удаление этих данных будет невозможно.

Рис. 7.42.Удаление свойств и личных сведений

• После появления отчета о результатах удаления ( рис. 7.43) нажмите кнопку Закрыть.

Рис. 7.43.Отчет об удалении свойств и личных сведений

• Сохраните документ.
• Во всех примечаниях и исправления вместо конкретного имени рецензента будет указано Автор. Информация о дате и времени создания примечания или исправления будет удалена ( рис. 7.44).

Рис. 7.44.Документ с удаленными сведениями о примечаниях и исправлениях

При дальнейшей работе с документом все вновь создаваемые примечания исправления будут содержать имя пользователя, но при каждом сохранении эта информация будет удаляться.

Сравнение и объединение документов

Уровень 1. О сравнении и объединении документов

Сравнение документов используют для нахождения в них отличий, а также для объединения исправлений, внесенных несколькими рецензентами (авторами).

Уровень 3. Сравнение документов для нахождения отличий

Рис. 7.45.Сравнение двух документов В окне Сравнение версий в поле…

Объединение документов

Рис. 7.54.Объединение двух документов В окне Объединение документов…

Особенности печати файлов, содержащих примечания и исправления

По умолчанию документ печатается со всеми отображенными примечаниями и исправлениями в документе и выносками на полях. Если примечания и исправления отдельных рецензентов не отображены, они не печатаются. Отправляется по электронной почте документ со всеми примечаниями и исправлениями, даже если они не отображены.

Можно заблокировать возможность случайной печати и отправки документа с примечаниями и исправлениями.

• Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
• В категории Центр управления безопасностью окна Параметры Word нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью ( рис. 7.62).

Рис. 7.62.Переход к установке параметров безопасности

• В окне Центр управления безопасностью в категории Параметры конфиденциальности установите уровень флажок Предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой файла, который содержит записанные исправления и примечания ( рис. 7.63).

Рис. 7.63.Блокировка печати и отправки документа, содержащего примечания и исправления

Для открытия окна Центр управления безопасностью можно также в группе Код вкладки Разработчик нажать кнопку Безопасность макросов ( рис. 7.64).

Рис. 7.64.Переход к установке параметров безопасности

При попытке напечатать документ или отправить его по электронной почте появится соответствующее сообщение ( рис. 7.65).

Рис. 7.65.Блокировка печати документа, содержащего исправления

Нажмите кнопку Отмена, после чего примите и/или отклоните исправления в документе, или нажмите кнопку ОК для печати (отправки) документа с записанными исправлениями.