Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи - раздел Образование, РЕЧЕВОЕ ОБЩЕНИЕ Формирование Официально-Деловой Письменной Речи Обусловлено Развитием Государ...
Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц. Деловая письменная речь — одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования — создание документа,«материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов— обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.
Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъявляются требования:
1. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.
2. Логичность и структурированность изложения.
3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.
Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.Участники делового общения (автор и адресат документа)выступают как субъекты правоотношений.Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим.Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма...предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Однако представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность. Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул— устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы: «Сообщаем что ...», «Считаем
целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о ...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»; в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Официальность и регламентированностьделовых отношений, т. е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета.В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).
Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этикиотношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Для получателяофициальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, передан
ного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений. Составителямделовых писем не рекомендуется:побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно».
Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, юридическая значимость, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловой письменной речи.
Все темы данного раздела:
Основные единицы речевого общения
Общение — это сложный процесс взаимодействия людей. Проблемами общения занимаются представители различных наук: философы, психологи, лингвисты, социологи, культурологи и др. Как считают ученые, чел
Эффективность речевой коммуникации
Под эффективной речевой коммуникацией понимается достижение адекватного смыслового восприятия и адекватного толкования передаваемого сообщения. Правильная интерпретация считается состоявшейся, если
Доказательность и убедительность речи
В процессе речевого взаимодействия коммуникатор, как правило, не просто передает собеседнику новую информацию, а убеждает его принять ее, доказывает ему правильность своей позиции, т. е. оказывает
Основные виды аргументов
Во время публичного выступления, в ходе презентации, при проведении беседы, переговоров постоянно приходится отстаивать свою точку зрения, опровергать мнение оппонентов, убеждать, а зачастую и пере
Нравственные установки участников речевой коммуникации
Общественная, политическая и деловая жизнь России демонстрирует нам многочисленные примеры некорректных, конфронтационных речевых актов. Неумение и нежелание вести конструктивный диалог нередко при
Интонация как отличительный признак устной речи
В устной звучащей речи используются разнообразные средства, которые ее обогащают, делают выразительной, эмоциональной, усиливают ее воздействие. Известный публицист, исследователь, прекрасный расск
Пауза, ее типы
Редко кто из говорящих задумывается над тем, что такое пауза, для чего она нужна, какие паузы бывают. Считается, что пауза особой роли в речи не играет, что ее никто не замечает, что она1
Невербальные средства общения. Роль жестов, мимики, позы в общении.
Разговаривая друг с другом, люди для передачи своих мыслей, настроений, желаний наряду с вербальными (словесной) используют жестикулярно-мимические, т.е. невербальные средства. Ученые считают, что
О многом может сказать и жестикуляция собеседника.
В русском языке существует немало устойчивых выражений, которые возникли на базе свободных словосочетаний, называющих тот или иной жест. Став фразеологизмами, они выражают состояние человека, его у
Особенности публичной речи
Публичная речь — это особая форма речевой деятельности в условиях непосредственного общения, речь, адресованная определенной аудитории, ораторская речь.
Публичная речь произносится с целью
Ораторское искусство как социальное явление
Выражение ораторское искусство имеет несколько значений. Под ораторским искусством прежде всего понимается высокая степень мастерства публичного выступления, качественная характеристика орат
Характеристика личности оратора. Знания, навыки и умения оратора
Слово оратор появилось в русском языке в начале XVIII столетия, а более широкое распространение получило в первой трети XIX века. Оно происходит от латинского слова orare, что в перев
Основные характеристики аудитории как социально-психологической общности людей
Еще в античные времена словом аудитория называли публику, слушающую речь оратора или пришедшую на театральное представление. Этот термин имеет прямую связь с латинскими словами аи/Иге
Взаимодействие оратора и аудитории. Проблема контакта
Один из чеховских героев так вспоминает о своей лекторской деятельности: «Предо мною полтораста лиц, не похожих одно на другое, и триста глаз, глядящих мне прямо в лицо. Цель моя — победить эту мно
Повседневная подготовка к выступлениям
Овладение ораторским искусством — процесс длительный, требующий постоянной работы над собой и большой практики говорения (ведение беседы, переговоров, выступление в массовой аудитории, участие в ди
Основные этапы подготовки к конкретному выступлению
Подготовка к выступлению — очень важное и ответственное дело в деятельности оратора. И прав Д. Карне-ги, утверждавший, что «многие совершают роковую ошибку, не удосуживаясь подготовить свою речь».
Выбор темы и определение целевой установки
Выбор темы и определение целевой установки — один из важнейших начальных этапов подготовки публичного выступления. Следует иметь в виду, что оратору далеко не всегда приходится самому выбирать тему
Поиск материалов для выступления
Успех публичного выступления определяется в первую очередь его содержанием. Поэтому оратор должен приложить максимум усилий, чтобы собрать интересный и полезный для аудитории материал по выбранной
Разработка плана выступления. Виды планов
Как показывает практика, речи, написанные без предварительно составленного плана, обычно имеют существенные композиционные недостатки. Оратор, не продумавший плана выступления, нередко «уходит» от
Композиция публичного выступления: определение, основные принципы
Один из разделов книги Поля Сопера «Основы искусства речи» начинается словами: «Сражения выигрывают не только при перевесе в живой силе и снаряжении, но и при превосходстве стратегии и тактики». Де
Завершение речи
Важной композиционной частью любого выступления является заключение. Народная мудрость утвердит: «Конец венчает дело». Убедительное и яркое заключение запоминается слушателям, оставляет хорошее впе
Словесное оформление публичного выступления
При подготовке публичного выступления перед оратором неизбежно возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою речь, обязательно или нет составлять ее письменный текст. Это давний спор, своими к
Приемы управления аудиторией
Аудитория ораторской речи представляет собой сложную социально-психологическую общность людей, характеризующуюся рядом признаков (степень однородности, количественный состав, основной мотив действи
Формирование русской официально-деловой письменной речи
Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого ст
Культура официальной переписки
Формирование понятия культура официальной переписки связано с освоением мирового и отечественного опыта составления и оформления деловых бумаг.
В работах П. В. Веселова, одного из крупнейш
Типы документов
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступн
Правила оформления документов
При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов до
Унификация языка служебных документов
Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, стр
Языковые формулы официальных документов
Особенность языка и стиля официальных бумаг — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных)
Информационное насыщение официальных бумаг
Основное требование к информационному насыщению документа— это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — уб
Требования к языку и стилю документов
Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектами правоотношений, а
Речевой этикет в документе
Этикет — установленный порядок поведения. Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелат
Особенности грамматики официально-деловой письменной речи
Особенности грамматики официально-деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых ситуаций делового общения, а также традицией употребления тех
Язык и стиль распорядительных документов
Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется д
Язык и стиль коммерческой корреспонденции
Коммерческая корреспонденция— один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнеры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций. К
Язык и стиль справочно-информационной документации
Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документ
Реклама в деловой речи
В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, стремление к персонифицированному стилю изложения. Эта тенденция проявляется
Новые тенденции в практике русского делового письма
Девяностые годы двадцатого века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, и в первую очередь сферы делового общ
Особенности русской и зарубежной школ делового письма
Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменного диалога во многом зависит от знания речевых оборотов, формул, особенностей стиля принятых
Новости и инфо для студентов