Язык и стиль справочно-информационной документации - раздел Образование, РЕЧЕВОЕ ОБЩЕНИЕ Информация О Фактическом Положении Дел В Системе Управления Содержится В Разл...
Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др.Документы этого типа имеют правовую силу, а, следовательно, к их форме, содержанию, языку и стилю предъявляются особые требования. Язык и стиль справочно-информационной и справочно-аналитической документации отличается жесткой регламентированностью языковых форм и средств, стандартизацией языковых моделей.
Акт— документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, атакже выводы и заключения. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.
Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т. д.
Справка— документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще
всего — выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата иместо рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т. д.). Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.
Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.
Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана ... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что ...»; «Настоящая справка выдана ... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...*. Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления в кассу Аэрофлота. Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи. Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.
Служебная записка— документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной запискекратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их
содержания. Аналитические запискивключают подробный анализ ситуации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные запискисодержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы. Главное содержание информационно-статистическихзаписок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т. п.). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.
Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Все темы данного раздела:
Основные единицы речевого общения
Общение — это сложный процесс взаимодействия людей. Проблемами общения занимаются представители различных наук: философы, психологи, лингвисты, социологи, культурологи и др. Как считают ученые, чел
Эффективность речевой коммуникации
Под эффективной речевой коммуникацией понимается достижение адекватного смыслового восприятия и адекватного толкования передаваемого сообщения. Правильная интерпретация считается состоявшейся, если
Доказательность и убедительность речи
В процессе речевого взаимодействия коммуникатор, как правило, не просто передает собеседнику новую информацию, а убеждает его принять ее, доказывает ему правильность своей позиции, т. е. оказывает
Основные виды аргументов
Во время публичного выступления, в ходе презентации, при проведении беседы, переговоров постоянно приходится отстаивать свою точку зрения, опровергать мнение оппонентов, убеждать, а зачастую и пере
Нравственные установки участников речевой коммуникации
Общественная, политическая и деловая жизнь России демонстрирует нам многочисленные примеры некорректных, конфронтационных речевых актов. Неумение и нежелание вести конструктивный диалог нередко при
Интонация как отличительный признак устной речи
В устной звучащей речи используются разнообразные средства, которые ее обогащают, делают выразительной, эмоциональной, усиливают ее воздействие. Известный публицист, исследователь, прекрасный расск
Пауза, ее типы
Редко кто из говорящих задумывается над тем, что такое пауза, для чего она нужна, какие паузы бывают. Считается, что пауза особой роли в речи не играет, что ее никто не замечает, что она1
Невербальные средства общения. Роль жестов, мимики, позы в общении.
Разговаривая друг с другом, люди для передачи своих мыслей, настроений, желаний наряду с вербальными (словесной) используют жестикулярно-мимические, т.е. невербальные средства. Ученые считают, что
О многом может сказать и жестикуляция собеседника.
В русском языке существует немало устойчивых выражений, которые возникли на базе свободных словосочетаний, называющих тот или иной жест. Став фразеологизмами, они выражают состояние человека, его у
Особенности публичной речи
Публичная речь — это особая форма речевой деятельности в условиях непосредственного общения, речь, адресованная определенной аудитории, ораторская речь.
Публичная речь произносится с целью
Ораторское искусство как социальное явление
Выражение ораторское искусство имеет несколько значений. Под ораторским искусством прежде всего понимается высокая степень мастерства публичного выступления, качественная характеристика орат
Характеристика личности оратора. Знания, навыки и умения оратора
Слово оратор появилось в русском языке в начале XVIII столетия, а более широкое распространение получило в первой трети XIX века. Оно происходит от латинского слова orare, что в перев
Основные характеристики аудитории как социально-психологической общности людей
Еще в античные времена словом аудитория называли публику, слушающую речь оратора или пришедшую на театральное представление. Этот термин имеет прямую связь с латинскими словами аи/Иге
Взаимодействие оратора и аудитории. Проблема контакта
Один из чеховских героев так вспоминает о своей лекторской деятельности: «Предо мною полтораста лиц, не похожих одно на другое, и триста глаз, глядящих мне прямо в лицо. Цель моя — победить эту мно
Повседневная подготовка к выступлениям
Овладение ораторским искусством — процесс длительный, требующий постоянной работы над собой и большой практики говорения (ведение беседы, переговоров, выступление в массовой аудитории, участие в ди
Основные этапы подготовки к конкретному выступлению
Подготовка к выступлению — очень важное и ответственное дело в деятельности оратора. И прав Д. Карне-ги, утверждавший, что «многие совершают роковую ошибку, не удосуживаясь подготовить свою речь».
Выбор темы и определение целевой установки
Выбор темы и определение целевой установки — один из важнейших начальных этапов подготовки публичного выступления. Следует иметь в виду, что оратору далеко не всегда приходится самому выбирать тему
Поиск материалов для выступления
Успех публичного выступления определяется в первую очередь его содержанием. Поэтому оратор должен приложить максимум усилий, чтобы собрать интересный и полезный для аудитории материал по выбранной
Разработка плана выступления. Виды планов
Как показывает практика, речи, написанные без предварительно составленного плана, обычно имеют существенные композиционные недостатки. Оратор, не продумавший плана выступления, нередко «уходит» от
Композиция публичного выступления: определение, основные принципы
Один из разделов книги Поля Сопера «Основы искусства речи» начинается словами: «Сражения выигрывают не только при перевесе в живой силе и снаряжении, но и при превосходстве стратегии и тактики». Де
Завершение речи
Важной композиционной частью любого выступления является заключение. Народная мудрость утвердит: «Конец венчает дело». Убедительное и яркое заключение запоминается слушателям, оставляет хорошее впе
Словесное оформление публичного выступления
При подготовке публичного выступления перед оратором неизбежно возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою речь, обязательно или нет составлять ее письменный текст. Это давний спор, своими к
Приемы управления аудиторией
Аудитория ораторской речи представляет собой сложную социально-психологическую общность людей, характеризующуюся рядом признаков (степень однородности, количественный состав, основной мотив действи
Формирование русской официально-деловой письменной речи
Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого ст
Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения ю
Культура официальной переписки
Формирование понятия культура официальной переписки связано с освоением мирового и отечественного опыта составления и оформления деловых бумаг.
В работах П. В. Веселова, одного из крупнейш
Типы документов
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступн
Правила оформления документов
При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов до
Унификация языка служебных документов
Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, стр
Языковые формулы официальных документов
Особенность языка и стиля официальных бумаг — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных)
Информационное насыщение официальных бумаг
Основное требование к информационному насыщению документа— это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — уб
Требования к языку и стилю документов
Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектами правоотношений, а
Речевой этикет в документе
Этикет — установленный порядок поведения. Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелат
Особенности грамматики официально-деловой письменной речи
Особенности грамматики официально-деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых ситуаций делового общения, а также традицией употребления тех
Язык и стиль распорядительных документов
Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется д
Язык и стиль коммерческой корреспонденции
Коммерческая корреспонденция— один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнеры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций. К
Реклама в деловой речи
В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, стремление к персонифицированному стилю изложения. Эта тенденция проявляется
Новые тенденции в практике русского делового письма
Девяностые годы двадцатого века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, и в первую очередь сферы делового общ
Особенности русской и зарубежной школ делового письма
Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменного диалога во многом зависит от знания речевых оборотов, формул, особенностей стиля принятых
Новости и инфо для студентов