ORGANIZATIONS AND INFORMATION SYSTEMS

1) An organization is a formal collection of people and other resources established to accomplish a set of goals. The primary goal of a for-profit organization is to maximize shareholder value, often measured by the price of the company stock. Nonprofit organizations include social groups, religious groups, universities, and other organizations that do not have profit as the primary goal.

2) An organization is a system. Money, people, materials, machines and equipment, data, information,and decisions are constantly in use in any organization. As shown in Figure 2.1, resources such as materials, people, and money are input to the organizational system from the environment, go through a transformation mechanism, and are output to the environment. The outputs from the transformation mechanism are usually goods or services. The goods or services produced by the organization are of higher relative value than the inputs alone. Through adding value or worth, organizations attempt to achieve their goals.

3) How does this increase in value occur? Within the transformation mechanism, various subsystems contain processes that help turn specific inputs into goods or services of increasing value. These processes increase the relative worth of the combined inputs on their way to becomming final outputs of the organization. Let us reconsider our simple car wash example from Chapter 1 (see Figure 1.3). The first process might be identified as washing the car. The output of this system—a clean, but wet, car is worth more than the mere collection of ingredients (soap and water), as evidenced by the popularity of automatic car washes. Con- sumers are willing to pay for the skill, knowledge, time, and energy required to wash their car. The second process is drying—transforming the wet car into a dry one with no water spotting. Again, consumers are willing to pay for the additional skill, knowledge, time, and energy required to accomplish this transformation. Another example of how inputs can be transformed into increased value for an organization is software that looks for new business opportunities. Software that analyzes social networks collects data from an employee’s computerized phone list, address book, e-mails, instant-message communications, and calendars. The data is then used to build relationships to identify potential new customers and new business opportunities for increased sales. So, organizations establish these processes to achieve their goals—to exploit opportunities and solve problems.

4) All business organizations contain a number of processes. Providing value to a shareholder—customer, supplier, manager, or employee—is the primary goal of any organization. The value chain, first described by Michael Porter in a 1985 Harvard Business Review article, is a concept that reveals how organizations can add value to their products and services. The value chain is a series (chain) of activities that includes inbound logistics, warehouse and storage, production, finished product storage, outbound logistics, marketing and sales, and customer service (see Figure 2.2). Each of these activities is investigated to determine what can be done to increase the value perceived by a customer. Depending on the customer, value may mean lower price, better service, higher quality, or uniqueness o product. The value comes from the skill, knowledge, time, and energy invested by the company. By adding a significant amount of value to their products and services, companies will ensure further organizational success. Cessna Aircraft, for example, has used supply chain management to improve the quality of supplies by about 86 percent and increase material availability by 28 percent.

5) Supply chain and customer relationship management are two key aspects of managing the value chain just described and shown in Figure 2.2. Supply chain management (SCM) helps determine what supplies are required, what quantities are needed to meet customer demand, how the supplies are to be processed (manufactured) into finished goods and services, and how the shipment of supplies and products to customers is to be scheduled, monitored, and controlled. For an automotive company, for example, SCM is responsible for identifying key supplies and parts, negotiating with supply and parts companies for the best prices and support, making sure that all supplies and parts are available when they are needed to manufacture cars and trucks, and sending finished products to dealerships around the country when and where they are needed. Hewlett-Packard, for example, saved about $130 million by using SCM to streamline several businesses, including its inkjet supplies operations.3 Using the PowerC-hain software program, which minimizes total inventory costs, the company was able to eliminate regional delivery centers and ship directly to retailers.

6) Customer relationship management (CRM) programs help a company manage all aspects of customer encounters, including marketing and advertising, sales, customer service after the sale, and programs to help keep and retain loyal customers. CRM can help a company collect customer data, contact customers, educate customers on new products, and actively sell products to existing and new customers. Often, CRM software uses a variety of information sources, including sales from different retail stores, surveys, e-mails, and Internet browsing habits, to compile comprehensive customer profiles. CRM can also be used to get customer feedback to help design new products and services.

7) What role does an information system play in these processes? A traditional view of information systems holds that they are used by organizations to control and monitor processes to ensure effectiveness and efficiency. An information system can turn feedback from the subsystems into more meaningful information for employees’ use within an organization. This information might summarize the performance of the systems and be used to change the way that the system operates. Such changes could involve using different raw materials (inputs), designing new assembly-line procedures (product transformation), or developing new products and services (outputs). In this view, the information system is external to the process and serves to monitor or control it.

8) A more contemporary view, however, holds that information systems are often so intimately intertwined that they are best considered part of the process itself. From this perspective, the information system is internal to and plays an integral role in the process, whether providing input, aiding product transformation, or producing output. Consider a phone directory business that creates phone books for international corporations. A corporate customer requests a phone directory listing all steel suppliers in Western Europe. Using its information system, the directory business can sort files to find the suppliers’ names and phone numbers and organize them into an alphabetical list. The information system itself is an integral part of this process. It does not just monitor the process externally but works as a part of the process to transform raw data into a product. In this example, the information system turns raw data input (names and phone numbers) into a salable output (a phone directory). The same system might also provide the input (data files) and output (printed pages for the directory).

9) The latter view brings with it a new perspective on how and why information systems can be used in business. Rather than searching to understand information systems indepently of the organization, we consider the potential role of information systems within the process itself, often leading to the discovery of new and better ways to accomplish the process.

 

ОРГАНИЗАЦИЙ И ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1)организация является формальным собрание людей и других ресурсов для достижения установленныхнабор целей . Основной цельюнекоммерческой организации является максимизация акционерной стоимости, часто измеряетсяцена акций компании . Некоммерческие организации включают в себя социальные группы , религиозные группы , университеты и другие организации , которые не имеют прибыли в качестве основной цели .

2)организация является системой. Деньги, людей, материалов , машин и оборудования , данные, информацию , и решения постоянно находятся в использовании в любой организации. Как показано на рисунке 2.1 , такие ресурсы, как материалы , люди , а деньги поступают в организационную систему из окружающей среды, пройти через механизм трансформации , а также выводятся в окружающую среду. Выходы из механизма трансформации , как правило, товары или услуги. Товаров или услуг, производимых организацией имеют более высокую относительную ценность, чем входы в одиночку. Через добавленную стоимость или ценность , организации пытаются достичь своих целей.

3) Как это увеличение стоимости происходит? В механизме трансформации , различных подсистем содержат процессов, которые помогают превратить конкретные материалы в товары или услуги с увеличением значения . Эти процессы увеличить относительную ценность комбинированных входов на их пути к becomming конечные результаты деятельности организации. Давайте пересмотреть нашем простом примере автомойки из главы 1 (см. рисунок 1.3) . Первый процесс может быть идентифицирован как стиральные машины. Выход этой системы -чистый, но мокрый, автомобиль стоит больше, чемпростой набор ингредиентов (мыло и вода) , о чем свидетельствует популярность автоматических мойках . Потребители готовы платить за мастерство , знания , время и энергию, необходимую для мытья автомобиля. Второй процесс сушки - преобразования влажной автомобиль в сухую без воды не кровянистые выделения. Опять же, потребители готовы платить за дополнительные навыки , знания , время и энергию, необходимую для достижения этой трансформации. Другой пример того, как входы могут быть преобразованы в повышенное значение для организации, это программа ищет новые возможности для бизнеса. Программное обеспечение , которое анализирует социальные сети собирает данные из компьютеризированных список телефоновсотрудников, адресной книге , электронной почты, обмена мгновенными сообщениями связи, и календари. Затем эти данные используются для построения отношений с целью выявления потенциальных новых клиентов и новых деловых возможностей для увеличения продаж . Так , организации создают эти процессы для достижения своих целей - для использования возможностей и решения проблем.

4) все коммерческие организации содержат ряд процессов. Обеспечивать значение дляакционеров - клиентов, поставщиков , менеджер, или служащий - является основной целью любой организации. Цепочки создания стоимости, впервые описанное Майклом Портером в1985 Гарвардской Бизнес- обзор статьи , является концепцией, которая показывает, как организации могут повысить ценность своих продуктов и услуг. Цепочки создания стоимости является ряд ( цепь) деятельность, которая включает в себя входящие логистика, складская и хранения , производства, хранения готовой продукции , исходящих логистики, маркетинга и продаж и обслуживания клиентов (см. рисунок 2.2). Каждый из этих видов деятельности исследованы , чтобы определить , что можно сделать , чтобы увеличить значение воспринимаетсяклиентом . В зависимости от клиента , значение может означать более низкие цены , лучший сервис, более высокого качества, или уникальность продукта O . Значение происходит от умения , знания , время и энергия, затраченная компанией. При добавлении значительного количества стоимость своей продукции и услуг, компаний обеспечит дальнейший успех организации . Cessna Aircraft , например, использовал управление цепочкой поставок для повышения качества поставок примерно на 86 процентов и увеличить доступность материала на 28 процентов.

5 ) цепочки поставок и управления взаимоотношениями с клиентами являются двумя ключевыми аспектами управления производственно-сбытовой цепи просто описано и показано на рисунке 2.2 . Управление цепочками поставок (SCM) помогает определить, какие поставки необходимы , каких количествах необходимы для удовлетворения потребительского спроса , какзапасы будут обработаны (производства ) в готовую продукцию и услуги, а какпоставку предметов снабжения и продуктов для клиентов, чтобы планировать , контролировать и управлять. Дляавтомобильной компании, например , SCM отвечает за определение ключевых принадлежности и запчасти , ведение переговоров со спросом и части компаний по самым выгодным ценам и поддержку, убедившись, что все материалы и детали имеются в наличии , когда они необходимы для производства легковых и грузовых автомобилей , и отправки готовой продукции дилерам по всей стране , где и когда они необходимы. Hewlett-Packard, например, сэкономить около 130 миллионов долларов с помощью SCM по упорядочению нескольким предприятиям , в том числе материалов для струйных принтеров operations.3 Использование PowerC Хейн - программа, которая минимизирует общую стоимость инвентаря,компания смогла устранить региональные центры доставки и корабль сразу к розничной торговли.

6) Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) программ помочь компании управлять всеми аспектами клиентов встреч , в том числе маркетинг и реклама, продажи, обслуживание клиентов после продажи, и программы , чтобы помочь сохранить и удержать лояльных клиентов. CRM может помочь компании собирают данные клиентов, связаться с клиентами , информирования потребителей о новых продуктах, и активно продавать продукцию для существующих и новых клиентов. Часто , CRM программное обеспечение использует различные источники информации , в том числе из различных продаж розничных магазинов , обзоров, сообщений электронной почты, и привычки в Интернет, для составления полной Профили клиентов . CRM также может быть использован для получения обратной связи с клиентами , чтобы помочь дизайна новых продуктов и услуг .

7) Какую рольиграет информационная система в этих процессах ? Традиционная точка зрения информационных систем считает, что они используются организациями для управления и контроля процессов для обеспечения эффективности и результативности. Информационная система может превратить обратную связь с подсистемами в более значимую информацию для использования работников в организации. Эта информация может суммировать производительность систем и использоваться , чтобы изменить способ , что система работает . Такие изменения могут включать в себя использование различного сырья (входы), проектирование новых конвейерных процедур (продукт преобразования) или разработке новых продуктов и услуг ( выходов) . С этой точки зрения , информационная система является внешней по отношению к процессу и служит для контроля или контролировать его.

8) Более современный зрения, однако, считает, что информация системы часто настолько тесно переплетены, что они лучше всего рассматривать как часть процесса. С этой точки зрения , информационная система является внутренним и играет важную роль в процессе , будь то внесение вклада , помогая продукт преобразования или создания выходной . Рассмотрим бизнес-телефон , который создает каталог телефонных книг для международных корпораций . Корпоративный клиент запрашивает телефонном справочнике перечислены все поставщики стали в Западной Европе. С помощью своей информационной системыбизнес-справочника можно сортировать файлы, чтобы найтипоставщиков имен и телефонных номеров и организовывать их валфавитном списке. Информационная система сама является неотъемлемой частью этого процесса. Это не только контролировать процесс внешне, но работает как часть процесса преобразования исходных данных впродукте. В этом примере информационной системы превращает сырые входные данные ( имена и телефонные номера ) в товарный выход ( телефонный справочник ) . Эта же система может также обеспечивать входные ( файлы данных ) и выходной ( печатных страниц для каталога ) .

9) Последняя точка зрения приносит с собой новый взгляд на , как и почему информационные системы могут использоваться в бизнесе. Вместо того, чтобы искать , чтобы понять indepently информационных систем организации , рассмотрим потенциальную роль информационных систем в рамках самого процесса , что часто приводит к открытию новых и лучших способов сделать процесс .

1. Answer the questions:

· What types of organizations do you know? What is the difference between them?

· Which processes do organizations establish to achieve their goals?

· What is a value chain?

· What is customer relationship management (CRM) for?

· What is the role and functions of information systems in the organization?

 

2. Decide whether the following sentences are true or false. Correct the wrong ones:

· An organization is a formal collection of people and other resources established to determine a set of goals.

· Every business organization contains a number of processes.

· Providing products to a shareholder—customer, supplier, manager, or employee—is the primary goal of any organization.

· CRM cannot be used to get customer feedback to help design new products and services.

· Information systems are used by organizations to control and monitor processes to ensure effectiveness and efficiency.

 

3. Fill the gaps with an appropriate word:

Change managerial businesses personnel downstream management database developed internal logistics support

1) Because information systems are so im­portant, ­­­____________ need to be sure that improvements or completely new systems help lower costs, increase profits, improve service, or achieve a competitive advantage.

2) Information systems ______________ is the key to unlocking the potential of any new or modified system.

3) The use of information systems to add val­ue to the organization is strongly influ­enced by organizational structure, culture, and_____________.

4) During the late 1960s and early 1970s, many information systems were _______________ to provide reports for business decision makers.

5) Unfortunately, many of these early computer systems did not take the overall goals of the organization and ______________ problem-solving styles into consideration.

6) Information systems ___________ and work within all parts of an organizational process.

7) Goods and services can be output to either _____________ or external systems.

8) A value chain is a series (chain) of activities that includes inbound______________ , ware­house and storage, production, finished product storage, outbound logistics, marketing and sales, and customer service.

9) It gives suppliers access to its inventory system, so the suppliers are able to monitor the _____________ and automatically send another shipment when stocks are low, eliminating the need for purchase orders.

10) The management of raw materials, inbound logistics, and warehouse and storage facilities is called upstream management, and the management of finished product storage, outbound logistics, marketing and sales, and customer service is called ____________________________ .

4. Match the word with its definition:

1. to increase	A. quantity of money which has to be paid to buy something
2. price	B. persons who buy goods, products, and services for their own use, not for business use
3. demand	C. a particular type of help or work that is provided by a business to customers, but not one that involves producing goods
4. consumers	D. to raise, to go up
5. service	E. an ability or the willingness to buy a particular commodity at a given point of time
6. stock	F. something fed into a process with the intention of it shaping or affecting the outputs of that process
7. to streamline	G. to finish successfully
8. to eliminate	H. the capital raised by a company through the issue of shares.
9. to accomplish	I. to completely destroy (something) so that it no longer exists.
10. input	J. to simplify or organize a process in order to increase its efficiency.

 

5. Find the word in the text that means:

· money gained (p. 1)

· the amount or quantity of products produced by a person, factory or company in a given time (p. 2)

· a series of actions that produce a change or development (p. 3)

· a company or a person that provides a particular product (p. 4)

· a person or a company that sells goods one by one, not in large quantities (p. 5)

 

6. Points for discussion:

· Why is it important for an organization to continually evaluate and improve its information systems?

· What role do information systems play in providing an organization with a competitive advantage?

· Give some examples of using information systems in organizations. How do they operate?

· Is it possible for organization to go without CRM? Say why.

· What possible disadvantages of using information systems in organizations can you name?