Що таке бази даних

Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до цієї концепції, основою сучасної технології є дані, які повинні бути організовані в БД із метою адекватного відображення реального світу, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів. Збільшення обсягу й структурної складності збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем привело до створення зручних засобів інтеграції збережених даних і управління ними - систем управління базами даних (СУБД). Microsoft Access - один з найбільш сучасних програмних продуктів, застосовуваних для створення, зберігання й обробки баз даних в економіці, управлінні, довідковій службі й інших галузях.

У даній роботі показані етапи створення бази даних Access «Навчальний процес», розглянуті питання, пов'язані із проектуванням і обслуговуванням таких додатків.

 

У самому загальному змісті база даних - це набір записів і файлів, організованих спеціальним чином. Один з типів баз даних - це документи, набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Інший тип - файли електронних таблиць, поєднувані в групи за характером їхнього використання. Іноді розв'язуване завдання стає занадто великим, тобто необхідна інформація розкидана по сотнях текстових файлів і електронних таблиць. У цьому випадку виникають проблеми: 1) Як зберегти зв'язки між файлами при введенні нової інформації? 2) Як переконатися, що дані вводяться правильно? 3) Що робити, якщо одна і та ж інформація може знадобитися відразу декільком користувачам і ін. Для рішення подібних проблем необхідні системи управління базами даних.

Майже всі сучасні системи засновані на реляційній моделі управління БД. Назва “реляційна” пов'язана з тим, що кожний запис у такій базі даних містить інформацію, що відноситься тільки до одного конкретного об'єкта.

 

7.2. Архітектура Microsoft Access

Працюючи в Access, можна користуватися всіма зручностями, які дає Windows і для інших додатків, наприклад, Exсel або Word, тобто робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями “вирізати”, “копіювати”, “вставити “ у СУБД точно така.

Microsoft Access називає об'єктами все те, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.

Таблиці - об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці), і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.

Запити- об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE (запит за зразком) або інструкції SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.

Форми - об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або управління роботою додатка. Можна використовувати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.

Звіти - об'єкти, призначені для створення документа, що згодом може бути роздрукований або включений у документ іншого додатка.

Макроси - об'єкти, що представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію.

Модулі - об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual Basic для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, які викликаються з будь-якого місця додатка.

Примітка.При створенні БД повинні враховуватися наступні обмеження:

- таблиця може містити не більше 255 полів;

- таблиця не може мати більше 32 індексів;

- складені індекси не можуть містити в собі більше 10 полів, а загальна довжина полів не може перевищувати 255 байтів;

- загальна довжина рядка таблиці не може перевищувати 2 Кбайта;

- розмір об'єкта OLE не повинен перевищувати 1 Гбайт;

- на число записів у таблиці не існує обмежень, але розмір файлу бази даних Microsoft Access не може перевищувати 1 Гбайт.

7.3. Створення бази даних. Створення таблиць. Зв'язування таблиць

Після запуску Microsoft Access на екрані з'являється вікно діалогу, показане на рис.1.1. Це вікно дозволяє створити порожню базу даних, скористатися майстром баз даних або відкрити існуючий файл бази даних.

Починаючий користувач може за допомогою майстра баз даних без усякої попередньої підготовки створити додаток Access на основі кожного з більш ніж двадцяти шаблонів, наявних в Access. Для цього у вікні (рис.1.1) установити перемикач Запуск майстри й ОК. У вікні, що відкрилося, необхідно клацнути по значку обраного шаблона й нажати ОК. Після цього ввести ім'я файлу нової бази даних і клацнути на кнопці Создать. До імені файлу автоматично додається розширення .mdb.

Після цього натискаються кнопки Далее ® Далее ® ¼ ® Готова, де послідовно вибираються: імена таблиць, вид оформлення екрана, запит на включення малюнка у звіт і ін.

У випадку, якщо жоден з наявних шаблонів не влаштовує користувача, створюється своя порожня база даних. Для цього після запуску Access установлюють перемикач Новая база данных (рис.7.1)

і натискають ОК. Після того, як відкриється вікно Файл новой базы данных, вибирається папка й диск, потім вводиться ім'я нової бази даних і натискається кнопка Создать.

Через якийсь час на екрані з'явиться вікно бази даних, представлене

на рис.7.2.

Рис.7.1 - Початкове вікно Access

Створення таблиці

Для цього у вікні бази даних (рис.7.2) потрібно перейти на вкладку Таблица й нажати кнопку Создать. При цьому відкриється вікно Новая таблица. Якщо вибрати в списку Режим таблицы й нажати ОК, то на екрані буде порожня таблиця, у яку можна вводити різні типи даних: текст, числа, дати, грошові значення. Але на відміну від електронної таблиці, наприклад, в Excel у неї не можна вводити вирази, що обчислюються.

Для збереження таблиці необхідно нажати кнопку Сохранить й визначити первинний ключ.

 

Створення таблиці за допомогою майстра

Для побудови таблиці за допомогою майстра необхідно у вікні База данных (рис.7.2) перейти на вкладку Таблицы й нажати кнопку Создать.

У вікні Новая таблица необхідно вибрати Мастер таблиц і потім ОК. На екрані з'явиться вікно, у якому потрібно вибрати зразок таблиці й зразки полів.

Щоб включити поле в створювану таблицю, його потрібно виділити в списку зразків полів і нажати кнопку >. Ім'я поля з'явиться в правому списку.

Для видалення поля зі списку потрібно його виділити й нажати кнопку <. Щоб видалити всі поля й почати все спочатку, потрібно нажати кнопку <<. Після заповнення полів нової таблиці потрібно натискати кнопки Далее ®¼®Далее й Готово. При цьому в діалогових вікнах, що з'являються, потрібно вибирати: спосіб визначення первинного ключа, режими роботи й інші параметри.

 

Рис.7.2 - Вікно порожньої бази даних

Створення таблиці в режимі конструктора

Якщо зразки таблиць і полів майстрів не відповідають створюваній таблиці, то вона створюється в режимі конструктора. Для цього у вікні Новая таблица вибирається Конструктор і потім ОК. Access виведе вікно таблиці в режимі конструктора (рис.7.3).

Тут у верхній частині розташовані стовпці, у які вводяться ім'я, тип даних і короткий опис кожного поля. У нижній частині вікна задаються властивості полів.

Визначення типів даних

Після створення таблиці починається визначення її полів. Для цього курсор установлюється в першому рядку стовпця Поле й вводиться ім'я першого поля. Натискається клавіша Tab і здійснюється перехід у стовпець Тип данных. Відкривається список типів даних і вибирається потрібний. Після вибору типу даних Access у нижній частині вікна виводить властивості поля, набір яких залежить від обраного типу даних.

Access підтримує вісім основних типів даних (табл. 7.1)

 

Рис.7.3 - Вікно таблиці в режимі конструктора