Реквізит – елемент документа. Текст як реквізит документа.Оформлення титульної сторінки

Реквізитами називають структурні елементи, з яких скла­дається документ.

Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній по­слідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової доку­ментації.

1. Для складання службових документи* в установах належить використовувати папір форматів ЛІ (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері до­вільного формату не дозволяється.

2. Як правило, усі службові документи мають оформля­тися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов'язковим додержан­ням таких правил:

— встановлюється два види бланків: бланк для листів і
загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

— бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити
заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої
межі площі) способом;

— бланки належить виготовляти друкарським способом
на білому папері або на папері світлих тонів;

— бланки документів повинні мати такі поля:

ліве — 20 міліметрів; верхнє — не менш як 10 міліметрів; праве і нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.

ГОСТ 6.38—90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпоряд­чих документах.

1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2 — Емблема організації, підприємства, установи.

3 — Зображення нагород.

4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5 — Код форми документа за Українським класифікато­ром управлінської документації (УКУД).

6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа.

8 — Найменування структурного підрозділу.

9 — Індекс підприємств зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.

10 — Назва виду документа.

11 — Дата.

12 — Індекс.

13 — Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14 — Місце складання або видання.

15 — Гриф обмеження доступу до документа.

16 — Адресат.

17 — Гриф затвердження.

18 — Резолюція.

19 — Заголовок до тексту.

20 — Відмітка про контроль.

21 — Текст.

22 — Відмітка про наявність додатків.

23 — Підпис.

24 — Гриф погодження.

25 — Візи.

26 — Печатка.

27 — Відмітка про засвідчення копій.

28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30 — Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31 — Відмітка про надходження документа.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить до­кументи зручними для користування, спрощує обробку їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Рекві­зити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Кожний документ умовно можна поділити на три час­тини:

1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, передбачені до тексту документа);

2) основна (реквізити: "Текст"; "Відмітка про наявність
додатків");

3) оформлення (реквізити, що розміщуються нижче від
додатків).

Розглянемо найзагальніші правила оформлення найваж­ливіших реквізитів організаційно-розпорядчих документів.

ГЕРБ. Згідно з Постановою Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. Державний герб України зображується на бланках державних установ, друкованих органів державної влади і державного управління, на службових посвідченнях, на штампах з обов'язковим додержанням пропорцій зобра­ження герба.

Діаметр зображення має бути не більше як 20 мм. Зобра­жують герб або посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

ЕМБЛЕМА ОРГАНІЗАЦІЇ — умовне символічне графіч­не зображення, що реєструється відповідним чином. Ембле­мою організації можуть бути діючий товарний знак, малю­нок, абревіатура, всілякі комбіновані зображення.

При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташо­вується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньо­му — посередині верхньої частини сторінки.

НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ пишеться строго відповідно до назви, зареєстрованої в установчих документах: у статуті підприємства чи в установчій угоді. Скорочене найменуван­ня вживається тільки в тому разі, коли воно офіційно зафік­соване у положенні про установу. На бланку скорочене найме­нування розміщується слідом за повним.

ІНДЕКС ПІДПРИЄМСТВА ЗВ'ЯЗКУ, ПОШТОВА І ТЕЛЕ­ГРАФНА АДРЕСА, НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА, ТЕЛЕФОНУ, ФАК­СУ, РОЗРАХУНКОВОГО РАХУНКА В БАНКУ оформляють­ся відповідно до поштових правил.

 

Наприклад:

252053, Київ-53,

вул. Ю. Коцюбинського, 15

тел. 216-20-32; факс 214-16-25

На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Ці відомості потрібні для вико­нання розрахунково-грошових операцій та вивільнення від постійної інформації тексту документа. Наприклад:

Розрахунковий рахунок

№ 4276509 у Жовтневому УСБ

м. Києва, МФО 406632

НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА наводиться в усіх докумен­тах, крім листів, що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа. Відповідно до найменувань виду документа ро­биться перелік необхідних для його оформлення реквізитів, визначаються структура тексту й особливості викладу, ступінь обов'язковості виконання його вимог.

Назва виду документа зазначається на бланку друкар­ським або машинописним способом. Вона має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

ДАТА. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прий­няття; для документа, що затверджується, — дата затвер­дження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, належить оформляти цифровим способом. Еле­менти дати наводяться тричленними числами з двох араб­ських цифр кожен елемент в один рядок у такій послідовності: день, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1998 року слід писати-13.01.98.

Якщо порядковий номер місяця або числа з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 1998 року слід писати: 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового харак­теру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 1998 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підпи­сує або затверджує, в момент підписання або затвердження Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з проходженням та виконанням їх (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на блан­ку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

ІНДЕКС. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереженість та контроль за виконанням.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реє­страції і вказують на місце складання, виконання та збері­гання документів.

Індекс документа включає тричленне число з арабських цифр — по дві у кожному елементі: перший елемент — індекс структурного підрозділу, другий — номер справи за номен­клатурою для підрозділу, третій — порядковий номер за жур­налом обліку. Наприклад: вхідний номер № 04-12/96, в яко­му 04 — шифр структурного підрозділу автора документа; 12 — номер справи, в якій зберігається копія вхідного доку­мента; 96 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

ПОСИЛАННЯ НА ІНДЕКС ТА ДАТУ ВХІДНОГО ДОКУ­МЕНТА. Цей реквізит включає дату й індекс, вказані в доку­менті організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь. Наприклад:

на № 10-28/36 від 10.05.98.

МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ. Цей реквізит включає назву міста чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий, організаційний чи колегіальний документ.

АДРЕСАТ. Документи адресуються установі, її структур­ним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі ад­ресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування їх подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то назву установи та структурного підрозділу пишуть у на­зивному відмінку, а посаду і прізвище — у давальному, на­приклад:

Міністерство промислової політики України

Управління справами

Головному спеціалісту Шовкуну І.П.

Коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Корнієнку С.І.

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним органі­заціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Сло­во "Копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Коли документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відпові­дати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одноразовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України" 252110, МСП, Київ-110, вул. Солом'янська, 24

Кожен елемент реквізиту "Адресат" — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адре­са — друкується з нового рядка.

Коли документ надсилається громадянину, Міністерство зв'язку рекомендує оформляти адресу у зворотному по­рядку: прізвище та ініціали одержувача, а потім поштову адресу, хоча усталена раніше форма запису не вилучена, на­приклад:

Малаховій Г.С. Київське шосе, 67, кв. 4 327025, м. Миколаїв-25

Україна

Україна

327025, м.Миколаїв 25,

Київське шосе, 67, кв. 4

Малаховій Г.С.

У документах, які надсилаються органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їхня поштова адреса на конвертах зазначається друкованим способом. Тобто використовують конверти із заздалегідь надруковани­ми адресами.

ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ. Особливим способом засвід­чення документа після його підписання є затвердження. До­кумент затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою гри­фа затвердженняабо виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) мають затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, котра видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів-слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали І прізвище особи, яка затвердила документ, дата затверджен­ня, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.97 № 15

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Документ, що підлягає затвердженню, набирає юридичної сили лише з моменту його затвердження.

РЕЗОЛЮЦІЯ — це напис на документі, зроблений керів­ником установи, що містить вказівки щодо виконання доку­мента.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище та Ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У тому разі, коли доручення стосується кількох посадових осіб, головним вико­навцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй на­дається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребу­ють додаткових вказівок, у резолюції зазначається: викона­вець, підпис автора резолюції, дата.

У резолюції, як правило, вказується рішення керівника з суті розглянутих у документі питань та шляхи його здійснен­ня. Формулювання резолюції мають вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказі­вок на те, що і як слід робити, це означає: приймати рішення мусить виконавець. Резолюції на зразок: "Прошу перегово­рити", "Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за до­помогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад: