Основные пути создания автоматизированной информационной службы

Основные пути создания автоматизированной информационной службы. Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных программно-технических средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.

Этого можно добиться при грамотном решении следующих задач: Планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом реального потребителя определение требований к составу информации и целей информирования организации технологии сбора информации и ведения информационных массивов использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных информационных массивах выполнение требований технико-программной совместимости в рамках комплекса используемых информационных технологий постоянное тобновление применяемых информационных технологий маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, рекламирование автоматизированной информационной службы.

Автоматизированная информационная служба – совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач. 2.1. Программа «Архивный фонд» С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности.

С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива.

Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс. В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов.

Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта. Формат программы, согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым. Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.3[2;91] 2.2. «Программа информатизации архивного дела в РФ» На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела. Программа предусматривала: создание единой информационно-правовой базы информатизации разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания) создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие.

Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов проведение работ по защите информации в архивах подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела. К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты.

Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень – конкретные источники финансирования не были в ней названы. 2.3. Федеральные программы развития архивного дела Информатизация архивного дела в рамках отрасли развивается в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005гг (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.). «Развитие архивного дела»: Программа ставила главной задачей – обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения уровня безопасности архивов.

Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных.

В разделе «Развитие информационных технологий в архивных учреждениях» предусматривалось: обеспечение единой отраслевой политики в области информатизации архивных учреждений путём внедрения общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации форм представления и описания архивных документов в электронном формате применение компьютерных технологий в области обеспечения сохранности документов, прежде всего ОЦД (путём создания электронных копий) создание управленческих баз данных (прежде всего, по нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью повышения эффективности управленческой деятельности архивов.

На реализацию подпрограммы планировалось выделить 310 млрд. руб. (в ценах 1996 г.), в том числе: - на создание типовых баз данных – 1,2 млрд. руб - на создание общеотраслевых баз данных – 0,6 млрд. руб.4[2;94] В рамках подпрограммы «Архивы России» на 2003-2004 годы предусмотрены следующие финансовые вливания5:[2;94] Большое влияние на развитие архивного дела в будущем будет оказывать федеральная целевая программа «Электронная Россия». Основные цели программы предусматривают в результате внедрения информационно-коммуникационных технологий.

Для достижения целей планируется решить следующие задачи: 1.сформировать эффективную нормативно-правовую базу информационных и коммуникационных технологий 2.обеспечить эффективность коммуникации и взаимодействия органов государственного управления и местного самоуправления 3.обеспечить условия для повышения эффективности и масштаба использования информационных технологий в экономике на основе организационно-институциональных мероприятий 4.обеспечить повышение уровня подготовки и переподготовки кадров за счёт модернизации системы образования на базе ИКТ в координации с проводимой реформой образования 5.содействовать развитию независимых СМИ посредством стимулирования внедрения ИКТ в их профессиональную деятельность 6.содействовать развитию публичной инфраструктуры доступа для предприятий, организаций и граждан к телекоммуникационным сетям, к общедоступным электронным библиотекам и базами данных, библиотекам научно-технической информации, а также существенно повысить качество предоставляемых услуг в этой области 7.сформировать необходимую телекоммуникационную инфраструктуру для обеспечения работы органов государственной власти и местного самоуправления, единой образовательной информационной среды России.

Общий объём финансовых ресурсов, необходимых для её реализации, составляет 77 179, 1 млн. руб в том числе средства федерального бюджета – 39 383 млн. руб средства бюджетов субъектов РФ – 22 610,1 млн. руб внебюджетные источники – 15 186 млн. руб.6 Программа должна существенно повлиять и на развитие архивного дела. Заключение В заключении подчеркнём, что внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться.

Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов.

От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

В 1993 году была создана Экспертная комиссия Росархива по автоматизированным архивным технологиям – совещательный орган с целью осуществления экспертной оценки программы разработок в области информатизации учреждений архивной отрасли.

Главная задача комиссии – содействие проведению единой научно-технической политики в области в области информатизации архивного дела и повышения качества программных разработок.

С этой целью комиссия проводит экспертизу, как программного обеспечения, так и методических разработок в области информатизации архивного дела. В 2000 году был создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России.

Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей.

Научная общественность также принимает активное участие в решении проблем информатизации архивного дела. В 1998 году была создана секция центрального совета Российского общества историков и архивистов «Электронные документы и архивы: проблемы и решения». Секция ставила своей задачей изучение мирового и отечественного опыта работы архивистов с электронными документами, участие в разработке нормативно-правовой базы работы с электронными документами. И всё же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остаётся делом будущего.

Однако, сайт Федеральной архивной службы «Архивы России», который объединяет информационные ресурсы российских архивов в Интернете, и на котором публикуются путеводители и другие справочники весомый шаг в данном направлении.

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для архивов.